Возмещение расходов за использование личного имущества работника

Компенсации сотрудникам за использование личного имущества

В некоторых случаях компании договариваются с сотрудниками об использовании ими личного имущества в служебных целях. Таким имуществом может быть личный автомобиль сотрудника, его ноутбук или компьютер, мобильный телефон и т.п.

В ситуации, когда работник использует свое имущество в служебных целях, с согласия или ведома работодателя, то ему выплачивается компенсация в соответствии с положениями ст.188 ТК РФ.

Кроме того, на основании ст.235 ТК РФ, работодатель, причинивший ущерб имуществу работника, возмещает этот ущерб в полном объеме. Размер ущерба исчисляется по рыночным ценам, действующим в данной местности на день возмещения ущерба.

При согласии работника ущерб может быть возмещен в натуральной форме (путем ремонта/замены испорченного имущества).

В таком случае работник пишет заявление о возмещении ущерба. Работодатель обязан рассмотреть поступившее заявление и принять соответствующее решение в десятидневный срок со дня его поступления. При несогласии работника с решением работодателя или неполучении ответа в установленный срок работник имеет право обратиться в суд.

Согласно ст.188 ТК РФ, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию):

  • инструмента,
  • личного транспорта,
  • оборудования,
  • других технических средств и материалов, принадлежащих работнику,

а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Такое соглашение может быть оформлено как отдельным документом, так и приложением к трудовому договору с сотрудником. Кроме того, сам трудовой договор может содержать условие о компенсации расходов и суммах таких компенсаций.

При составлении соглашения необходимо зафиксировать в нем порядок выплаты компенсации. В нем необходимо указать, зависит ли сумма компенсации от количества календарных/рабочих дней в месяце, а так же – будет ли выплачиваться компенсация, если сотрудник отсутствовал на работе (был на больничном, в отпуске).

В статье мы поговорим об учете и налогообложении компенсаций за использование имущества сотрудника в служебных целях.

НДФЛ с сумм компенсаций

  • все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных сисполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

Соответственно, НДФЛ не начисляется в случае, если компенсации выплачиваются за использование сотрудниками их имущества, которое необходимо для выполнения ими их трудовой функции.

Так, например, компенсация за использование личного транспорта не будет облагаться НДФЛ, если она выплачивается сотрудникам, чья работа имеет разъездной характер, что отражено в их должностной инструкции.

Компенсацию расходов на телефонные переговоры не нужно облагать НДФЛ, если телефонные звонки носят производственный характер и осуществлялись в интересах компании-работодателя.

При этом организации необходимо обосновать размер установленной компенсации. Для этого нужно сделать расчет и приложить к нему первичные документы, подтверждающие его обоснованность.

Так же необходимо располагать документами, подтверждающими:

  • стоимость имущества,
  • что право собственности или право владения/распоряжения имуществомпринадлежит сотруднику,
  • факт использования имущества сотрудником при выполнении им трудовых обязанностей.

Например, для обоснования суммы компенсации за использование мобильного телефона можно использовать данные о времени телефонных разговоров в служебных целях и документы, подтверждающие стоимость телефона и тот факт, что он принадлежит сотруднику.

Такую позицию изложил Минфин в своем Письме от 18.02.2013г.№03-04-06/4259:

«Таким образом, денежная компенсация за использование в служебных целях мобильного телефона, принадлежащего сотруднику, не облагается налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных организацией.

При этом размер данной компенсации должен иметь экономическое обоснование и исходить из документально подтвержденных стоимости мобильного телефона и времени телефонных разговоров по служебным и личным целям.

Также организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими право собственности работника на используемое имущество.»

Если для выполнения своих служебных обязанностей работники используют личные автомобили для служебных поездок, то компенсационные выплаты в связи с таким использованием не облагаются НДФЛ при выполнении следующих условий:

  • условие об использовании личного транспорта и сумма компенсации зафиксированы в письменном виде (отдельным соглашением, либо содержится в трудовых договорах),
  • работниками предоставлены регистрационные документы на автомобили, подтверждающие право собственности (ПТС, свидетельство о регистрации)*,
  • организация оформляет маршрутные листы.

*Согласно Письму ФНС России от 25.10.2012г. №ЕД-4-3/[email protected], право собственности на автомобиль является обязательным условием для использования льготы по НДФЛ в соответствии с п.3 ст.217 НК РФ:

«Учитывая положения статьи 188 Трудового кодекса, возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, законодательствам не предусмотрено.

Поскольку транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения пункта 3 статьи 217 Кодекса в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

Указанная позиция согласована с Министерством финансов Российской Федерации письмом от 02.10.2012 N 03-04-08/9-327.»

Аналогичные разъяснения содержатся в Письме Минфина от 27.06.2013 №03-04-05/24421:

«Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом размер возмещения расходов должен подтверждаться документами, свидетельствующими о принадлежности налогоплательщику на праве личной собственности используемого в служебных целях имущества (паспорт транспортного средства и свидетельство о его регистрации), расчетами компенсаций и документами, подтверждающими фактическое использование имущества в интересах работодателя (путевые листы), а также документами, подтверждающими суммы произведенных в этой связи расходов.»

Кроме того, следует принять во внимание, что условие об использовании имущества в служебных целях является одним из основных.

Поэтому, если компенсация выплачивается сотруднику за то время, когда он фактически не работал (находился в отпуске, на больничном и т.п.), то вышеуказанное условие не выполняется, а значит и льготы, предусмотренные п.3 ст.217 НК РФ, на такие суммы не распространяются.

Что касается требования чиновников, касающегося документов, подтверждающих право собственности на движимое имущество, не подлежащее государственной регистрации (ноутбуки, телефоны, компьютеры и т.д.), то его можно оспорить в судебном порядке. Суды в большинстве случаев принимают сторону налогоплательщиков.

Так, например, ФАС Северо-Западного округа в своем Постановлении от 17.07.2007г. №А56-49256/2006 указал, что отсутствие у работника права собственности на движимое имущество должно быть доказано налоговым органом.

В Постановлении ФАС Поволжского округа от 19.08.2008г.№А06-6865/07 суд выразил мнение, что отсутствие документов, подтверждающих право собственности работников на используемое в работе имущество, не является должным основанием для доначисления НДФЛ на суммы выплачиваемой работникам компенсации.

Отдельно нужно осветить вопрос нормирования компенсационных выплат за использование личного транспорта для целей НДФЛ.

Еще в 2009 году Минфин в своих разъяснениях указывал, что суммы компенсаций за использование личного транспорта, превышающие нормы, установленные для целей налога на прибыль, облагаются НДФЛ.

Такое мнение изложено, в частности, в Письме Минфина РФ от 03.12.2009г.№03-04-06-02/87:

«Так как установление специальных норм компенсации работникам за использование личного транспорта для целей налогообложения налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом Кодексом не предусмотрено, полагаем, что использование в этих целях норм, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002г. №92 «Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией», не будет противоречить положениям п.3 ст.217 Кодекса и пп.2 п.1 ст.238 Кодекса.

При этом сами такие выплаты могут производиться в размерах, определенных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме, как это предусмотрено ст. 188 Трудового кодекса.

Таким образом, на основании п.3 ст.217 и пп.2 п.1 ст.238 Кодекса не подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом сумма компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, выплачиваемая работнику в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002г.№92

Однако, впоследствии ведомство изменило свое мнение. Так, в своем Письме от 31.12.2010г.№03-04-06/6-327 Минфин ссылается уже не на 25 главу НК, а на положения ТК РФ:

«Поскольку гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 Кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса Российской Федерации (далее — Трудовой кодекс).

Согласно ст. 188 Трудового кодекса при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.»

Кроме того, Президиум ВАС РФ в своем Постановлении от 30.01.2007г.№10627/06 по делу №А32-35519/2005-58/731 указал, что нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002г.№92 в соответствии с пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ, предназначены исключительно для целей налогообложения прибыли и не должны применяться к НДФЛ.

Суд пришел к выводу, что компенсация за использование личного транспорта в служебных целях не облагается НДФЛ в размере, определенном соглашением сторон трудового договора.

Страховые взносы

  • не подлежат обложению страховыми взносамивсе виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанныхс выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

В соответствии с разъяснениями, данными в Письме ПФ РФ от 29.09.2010г.№30-21/10260, не облагаются взносами те суммы компенсационных выплат, которые зафиксированы в соглашении между работодателем и сотрудником:

«При этом при расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество.

Таким образом, сумма компенсации и возмещения расходов, выплачиваемая работнику за использование (износ) личного имущества в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее работником в соответствии со статьей 188 ТК РФ.»

Однако в случае с компенсаций за использование личного транспорта есть некоторые рискованные моменты:

  • Проверяющие почти всегда настаивают на том, что не облагаются страховыми взносами только те компенсации, которые выплачиваются собственнику ТС. Если же сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то не начисляя на суммы компенсаций страховые взносы, компания несет налоговые риски, т.к. свою позицию ей, вполне возможно, придется отстаивать в суде.
  • Некоторые проверяющие трактуют упоминание норм в законах №212-ФЗ и №125-ФЗ, как отсылку к нормам, применяемым для ограничения размера компенсаций для целей налога на прибыль. И, соответственно, на суммы компенсаций, превышающие указанные нормы доначисляют страховые взносы*.

*ВАС РФ в своем Определении от 05.12.2012г.№ВАС-15423/12 по делу №А59-392/2012 не поддерживает точку зрения проверяющих, ссылаясь на то, что законодательством по страховым взносам нормирования сумм компенсаций не установлено:

«Судами установлено, что общество привлечено к ответственности в виде взыскания недоимки, штрафа и пеней за занижение базы для начисления страховых взносов на суммы выплат компенсаций за использование личного автомобиля «сверх нормы»…

…У фонда отсутствуют основания для доначисления обществу страховых взносов на обязательное пенсионное и медицинское страхование с суммы компенсации расходов за использование личного транспорта в служебных целях «сверх нормы», в связи с недоказанностью экономической нецелесообразности таких расходов.

Кроме того, нормативными правовыми актами в области обязательного пенсионного и медицинского страхования нет разделения компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, выплаты по которым освобождаются от обложения страховыми взносами на выплаченные в пределах нормы и выплаченные сверх нормы.»

Налог на прибыль

В соответствии с п.1 Постановления №92, нормы расходов организаций на выплату компенсации* за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов установлены в следующих размерах (рублей в месяц):

  • легковые автомобили срабочим объемом двигателядо 2000 куб. см включительно — 1200 рублей,
  • свыше 2000 куб. см – 1500 рублей,
  • мотоциклы – 600 рублей.

*Данные расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Суммы компенсаций за использование любого иного имущества, кроме транспортных средств, учитываются в расходах для целей налога на прибыль в том размере, который установлен соглашением сторон.

При этом не следует забывать об экономической обоснованности и документальном подтверждении данных расходов.

Об этом напоминает Минфин в своем Письме от 11.04.2013г.№03-04-06/11996:

«Таким образом, размер возмещения расходов работника за использование личного имущества (за исключением личного транспорта) в служебных целях определяется соглашением между организацией и таким сотрудником и должен соответствовать положениям ст. 252 Кодекса в части экономической обоснованности затрат, связанных с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности.»

Возмещение расходов при использовании личного имущества

Достаточно часто работники используют в служебных целях свое личное имущество (например, автомобиль, компьютер, мобильный телефон).

Статья 188 ТК РФ гарантирует возмещение расходов при использовании личного имущества работника с согласия или ведома работодателя и в его интересах. В частности, на работодателя возлагается обязанность выплатить работнику компенсацию за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возместить расходы, связанные с их использованием (ст. 188 ТК РФ).

К расходам можно отнести, например, затраты на ГСМ, запасные части и т.д.

Эти расходы работник обязан подтвердить первичными документами, к которым относятся чеки АЗС, товарные чеки на запчасти, квитанции об оплате станций техобслуживания и т.д.

Размеры компенсаций и размеры возмещения расходов, связанных с использованием личного имущества, определяются дополнительным соглашением сторон (в письменной форме) или непосредственно в трудовом договоре.

В соглашении (или в трудовом договоре) следует указать имущество работника, используемое в служебных целях; порядок использования имущества; размер компенсации за пользование, износ (амортизацию), а также размер возмещения расходов, связанных с использованием имущества.

Трудовым законодательством не установлено ограничение размера выплаты компенсации и возмещения расходов, связанных с использованием личного имущества работника.

Однако следует иметь в виду, что для целей налогообложения прибыли организации, в соответствии с подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, а также для целей обложения налогом на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ) такие расходы должны учитываться только в пределах норм, установленных законодательством Российской Федерации.

При определении компенсационных выплат за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов работникам учреждений и организаций, финансируемых из средств бюджетов всех уровней, следует руководствоваться нормами компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок, установленных приказом Минфина России от 4 февраля 2000 г. № 16н «Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок», принятым в соответствии с постановлением Правительства РФ от 24 мая 1993 г. № 487 «О предельных нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок». Для работников всех других организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы действует постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Постановлением № 92 установлены нормы компенсации за использование следующего имущества:

♦ легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 см 3 включительно —1200 руб. в месяц, свыше 2000 см 3 —1500 руб. в месяц;

♦ мотоциклы — 600 руб. в месяц.

Таким образом, если организация выплачивает компенсацию в размерах, превышающих установленные нормы, то затраты, превышающие норму, при налогообложении учитываться не будут. Кроме того, со сверхнормативных выплат, выданных работнику, необходимо удержать налог на доходы физических лиц.

Согласно разъяснениям налоговых органов выплата работникам компенсации за использование личного транспорта для служебных поездок производится в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности, связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

Основанием для выплаты компенсации является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором устанавливаются размеры этой компенсации.

Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и ведут учет служебных поездок в путевых листах. Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в таком же порядке (письмо МНС России от 2 июня 2004 года № 04-2-06/419 «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта»).

В отношении иных видов имущества законодательных ограничений не предусмотрено. Это означает, что к расходам налога на прибыль можно отнести компенсации за использование работником компьютера, телефона и т.д. в тех размерах, которые установлены соглашением между работником и работодателем.

Статья 188 ТК РФ. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника (действующая редакция)

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

  • URL
  • HTML
  • BB-код
  • Текст

Комментарий к ст. 188 ТК РФ

1. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника производится работодателем, если использование имущества было обусловлено интересами организации.

2. Работник может использовать личное имущество с согласия работодателя (это предполагает предварительное письменное соглашение между работником и работодателем об использовании имущества работника); с ведома работодателя, когда письменного соглашения между сторонами предварительно достигнуто не было, но работодатель знал, что работник при выполнении трудовой функции поставлен в такие условия, при которых он вынужден использовать свое имущество, и допускал это.

3. Возмещение расходов, связанных с использованием имущества работника, влечет выплату компенсации за использование, износ (амортизацию); возмещаются также расходы, связанные с его использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме, независимо от того, использовано ли имущество работника с согласия или ведома работодателя. При этом степень амортизации инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов определяется в процентном отношении к установленному сроку годности. Размер возмещения зависит от величины амортизации. Подлежат возмещению расходы, произведенные работником на ремонт в связи с неисправностью, поломкой используемого имущества, поскольку оно становится частично или полностью непригодным.

4. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563 утверждены Правила, устанавливающие порядок выплаты компенсации за использование личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и порядок возмещения расходов, связанных с использованием указанного транспорта в служебных целях федеральными государственными гражданскими служащими, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями, и предельные размеры компенсации за использование личного транспорта в служебных целях.

Правила предусматривают требования к содержанию заявления о компенсации расходов, порядок его подачи и рассмотрения, а также порядок выплаты компенсации и возмещения расходов на приобретение горюче-смазочных материалов.

Предельные размеры компенсации установлены в следующих размерах: легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см — 2400 руб. в месяц; свыше указанного объема — 3000 руб. в месяц; мотоциклы — 1200 руб. в месяц.

Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 установлены следующие нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией: легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб. в месяц; свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц; мотоциклы — 600 руб. в месяц.

Судебным приставам-исполнителям, использующим личный транспорт в служебных целях, выплачивается денежная компенсация в размерах, установленных законодательством РФ (п. 3 ст. 21 Федерального закона от 21.07.1997 N 118-ФЗ «О судебных приставах»).

Постановлением Правительства РФ от 17.01.2013 N 14 утверждены Правила, устанавливающие порядок выплаты денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях сотрудникам учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органов РФ и предельные размеры денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях.

Правила закрепляют, что денежная компенсация выплачивается сотрудникам, служебная деятельность которых имеет разъездной характер в соответствии с их служебными обязанностями, основанием для использования сотрудником личного транспортного средства в служебных целях является приказ руководителя, денежная компенсация выплачивается за истекший месяц и т.д.

Установлены следующие предельные размеры денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях: 3300 руб. в месяц — за использование легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно; 4100 руб. в месяц — за использование легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см; 1650 руб. в месяц — за использование мотоциклов.

Сотрудникам и военнослужащим федеральной противопожарной службы, использующим в служебных целях личный транспорт, выплачивается денежная компенсация в установленных размерах (ст. 8 Федерального закона от 21.12.1994 N 69-ФЗ «О пожарной безопасности»).

Коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовыми договорами может предусматриваться компенсация транспортных расходов спортсменам, тренерам (см. коммент. к ст. 348.10 ТК).

5. В соответствии с ч. 11 ст. 108 Закона об образовании с 01.09.2013 размер ежемесячной денежной компенсации на обеспечение книгоиздательской продукцией и периодическими изданиями, установленной по состоянию на 31.12.2012, включается в оклады (должностные оклады) педагогических работников.

На 31.12.2012 применялись положения ст. 55 Закона РФ от 10.07.1992 N 3266-1 «Об образовании» (утратил силу 01.09.2013 в связи с принятием Закона об образовании), в соответствии с которыми педагогическим работникам федеральных государственных образовательных учреждений (в т.ч. руководящим работникам, деятельность которых связана с образовательным процессом) в целях содействия их обеспечению книгоиздательской продукцией и периодическими изданиями выплачивается ежемесячная денежная компенсация в размере 150 руб. в федеральных государственных образовательных учреждениях высшего профессионального образования и соответствующего дополнительного профессионального образования; в размере 100 руб. — в других федеральных государственных образовательных учреждениях. Педагогическим работникам государственных образовательных учреждений, находящихся в ведении субъектов РФ, указанная денежная компенсация выплачивается по решению органа государственной власти субъекта РФ в размере, устанавливаемом указанным органом; педагогическим работникам муниципальных образовательных учреждений — по решению органа местного самоуправления в размере, устанавливаемом указанным органом.

Ведомственными нормативными актами утверждены перечни педагогических работников образовательных учреждений, которым устанавливается ежемесячная денежная компенсация на приобретение книгоиздательской продукции и периодических изданий (Приказ ГУСП от 14.11.2000 N 71; Приказ МЧС России от 23.07.2001 N 331; Приказ ФСНП России от 24.09.2001 N 416; Приказ Минобороны России от 04.10.2002 N 401).

Постановлением Правительства РФ от 07.05.1997 N 543 «О неотложных мерах по усилению государственной поддержки науки в Российской Федерации для научных работников, имеющих ученую степень и работающих на постоянной основе в научных организациях, подведомственных федеральным органам исполнительной власти, Российской академии наук и отраслевых академиях наук» установлена ежегодная компенсация в размере 1000 руб. для приобретения научной литературы и оплаты научно-информационных услуг.

23.03.2017 г. Компенсация за использование личного имущества работника в интересах работодателя

В соответствии со статьей 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Выплата, условия выплаты и размер компенсации за использование личного имущества может быть предусмотрена в отдельном пункте трудового договора или дополнительном соглашении. Например, компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце; за время, когда работник находился в отпуске, командировке или был нетрудоспособен, компенсация не выплачивается.

Согласно ст. 235 ТК РФ при утрате или повреждении имущества по вине работодателя работнику должен быть возмещен понесенный им материальный ущерб.

Изменить условие трудового договора об использовании работником в служебных целях личного имущества и соответствующей компенсации можно путем соглашения сторон, а если работник отказывается, то работодатель вправе действовать в соответствии со ст. 74 ТК РФ. Очевидно, причиной для одностороннего изменения работодателем условий трудового договора с работником о компенсации за использование личного имущества могут служить организационные или технологические изменения, вследствие которых изменяются или устраняются обстоятельства, требующие от работника использования этого личного имущества.

При рассмотрении требования о взыскании с работодателя компенсации в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя суду необходимо представить сам трудовой договор (или соглашение) с условием о выплате и размере компенсации; документы, подтверждающие расходы истца; отказ работодателя выплатить компенсацию добровольно.

Выплата работникам компенсации за использование личного транспорта производится в тех случаях, когда их работа по своему характеру связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

Основанием выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя организации, которым устанавливаются размеры этой компенсации.

Так как при направлении в командировку работник использует личный автомобиль в интересах работодателя, а ст. 168 ТК РФ не содержит уточнений касательно вида транспорта при компенсации расходов на проезд, к компенсации расходов на командировку можно отнести компенсацию за использование личного автомобиля работника.

Однако в соответствии со ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются исходя из источников финансирования организации:

— работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений — нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации;

— работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов Российской Федерации, работникам государственных учреждений субъектов Российской Федерации, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений — соответственно нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления;

— работникам других работодателей — коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Указанные в ч. 2, 3 и 4 ст. 168 ТК РФ акты могут в том числе предусматривать сроки возмещения работодателем расходов на командирование, а также документы, подтверждающие использование личного транспорта работника в командировке.

В случае если в актах работодателя отсутствует перечень документов, подтверждающих расходы на использование личного транспорта работника, такими документами могут служить документы, подтверждающие произведенную оплату ГСМ (например, чек), и путевой лист.

Компенсация за использование личного авто. Бухгалтерский учет и налогообложение (Бурсулая Т.)

Дата размещения статьи: 15.01.2018

Есть два пути обеспечить мобильную и эффективную работу организации — иметь корпоративный автопарк или использовать личные автомобили сотрудников.

Второй вариант более предпочтителен, поскольку позволяет избежать затрат на автохозяйство и сделать подвижными большее число сотрудников. В таком случае организация должна заключить соглашения с работниками об использовании личного автомобиля в служебных целях.

Законодательство предусматривает несколько способов оформления таких отношений.

В большинстве случаев применяют два из них: организация выплачивает работнику компенсацию или арендует у него автомобиль.

В обоих случаях важно правильно оформить взаимоотношения работника и работодателя. Иначе фирме могут быть предъявлены претензии со стороны налоговиков по поводу правильности оформления операций по использованию личных автомобилей работников, начисления налога на прибыль и НДФЛ.

Рассмотрим бухучет и налогообложение операций по предоставлению компенсации работникам за использование личного автомобиля в служебных целях.

Что выгоднее — аренда или компенсация

Выбор между арендой и компенсацией зависит от того, на каком объекте налогообложения работает компания. Если компания применяет ОСНО или УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы», то в этом случае важно по максимуму списывать на расходы все понесенные затраты.

Однако сумма компенсации за использование личного автомобиля, которую можно признать в расходах, ограничена:

Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно

не более 1 200 руб. в месяц

Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2 000 куб. см

не более 1 500 руб. в месяц

не более 600 руб. в месяц

Такие нормы установлены п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. При этом указанные суммы включают в себя все расходы, которые несет сотрудник — владелец автомобиля. То есть в эти 1 200 или 1 500 руб. включаются ГСМ, техобслуживание, ремонт и прочие расходы (Письмо Минфина России от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140). Поэтому можно утвердить любую сумму компенсации работнику, но учесть при налогообложении следует лишь установленную норму.

Более того, надо принимать во внимание, что эта норма утверждена законодателями в расчете на полный месяц использования автомобиля в служебных целях. Если, например, сотрудник ездил на машине всего 2 дня из 22 рабочих дней в месяце, то и компенсацию, которую можно списать на расходы, надо уменьшить в 11 раз (Письмо Минфина России от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140). Компенсация за использование личного имущества не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами. Причем даже если установлена компенсация в большем размере, чем определена законодательством для целей налогового учета расходов, вся ее сумма не должна облагаться НДФЛ и страховыми взносами, поскольку это компенсационная выплата, а не оплата труда (Письмо Минфина России от 27.08.2013 N 03-04-06/35076). При этом нормы законодательством установлены только в целях расчета налога на прибыль и «упрощенного» налога.

Выгоднее другой вариант — заключить с сотрудником договор аренды авто. Выгода в том, что арендную плату, как и прочие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, — стоимость ГСМ, ремонта, техобслуживания, приобретение других расходных материалов, можно учесть полностью (пп. 4 и 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Единственный недостаток аренды — необходимость удержать с арендной платы НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 2 ст. 226 НК РФ). Тогда как компенсация таким налогом не облагается (п. 3 ст. 217 НК РФ). А вот страховые взносы во внебюджетные фонды не придется платить в обоих случаях. Если компания работает на упрощенке с объектом налогообложения «доходы», то расходы в налоговом учете отражать не нужно.

Для организаций, находящихся на традиционной системе налогообложения либо применяющих «доходно-расходную» УСНО, договор аренды позволит учесть все расходы, возникающие в ходе эксплуатации машины сотрудника. Главное, чтобы они были экономически обоснованны и документально подтверждены.

Упрощенцам с объектом налогообложения «доходы» есть смысл обратить внимание на выплату компенсации за использование личного имущества работника. Такие налогоплательщики не отражают расходы, связанные с использованием автомобиля, в учете, а суммы компенсации для них не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами, в то время как с арендной платы нужно исчислить НДФЛ.

Примечание. Чтобы не уплачивать НДФЛ и страховые взносы, необходимо подтвердить принадлежность используемого имущества работнику. Дополнительно понадобятся расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также суммы конкретных расходов.

Как оформить компенсацию

Перечень документов, необходимых для принятия затрат в виде компенсации за использование личных автомобилей работников в расходах, зависит от условий хозяйственной деятельности.

Обозначим общий подход в данном вопросе.

1. Использование личного легкового автомобиля сотрудника должно быть обосновано производственной необходимостью, например постоянными служебными разъездами в течение рабочего дня. Это нужно отразить в должностной инструкции работника.

2. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

К соглашению прикладывают документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля: копия технического паспорта личного автомобиля, доверенность (если работник управляет им по доверенности).

3. Основанием для компенсационных выплат служит приказ руководителя, изданный на основании вышеприведенных документов.

Размер компенсации устанавливается заключенным соглашением между работником и организацией. Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются при ОСНО и УСН в целях налогообложения в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.

Бухгалтерский и налоговый учет

Затраты организации, связанные с использованием легкового автомобиля работника в служебных целях, признаются расходами по обычным видам деятельности (в качестве управленческих) в том отчетном периоде, за который выплачивается компенсация.