Создание системы контроля в организации

Системы контроля организации

Главная > Реферат >Менеджмент

Глава 1. Сущность и системы контроля 5

1.1. Понятие контроля 5

1.2. Виды контроля 6

1.3. Типы систем контроля 10

Глава 2. Этапы стратегического контроля организации 15

2.1. Краткая характеристика ООО «СК СтройАльянс» 15

2.2. Управленческий контроль 16

2.3. Контроль по выполнения стратегического развития компании 23

Список литературы: 26

Для реализации миссии компании, для достижения целей компании и организации четкого взаимодействия всех работников необходимо постоянно контролировать работу каждого сотрудника предприятия и всей «команды» в целом, и все это непосредственно является неотъемлемой частью стратегического менеджмента. Организация контроля на российских предприятиях, которая сложилась на сегодня, уже не может удовлетворять менеджеров, не соответствует изменяющимся условиям, не приносит необходимых результатов. Контроль за работой персонала в российской практике сводится, как правило, к проверке выполнения сотрудниками их обязанностей, а также заданий руководства. Подобная практика устарела. Современные менеджеры должны стремиться прежде всего помочь сотрудникам улучшить их работу, полнее проявить на деле их потенциал, добиться более эффективного, более творческого подхода к делу.

Главная задача менеджера в управлении коллективом заключается сегодня в способности создать адекватные условия для реализации своих возможностей каждым его членом, пробуждать в людях энтузиазм, стремление решать определенные задачи. Для преуспевания компании важным является умение менеджера общаться с коллегами, способность руководить людьми. Здесь особенно важны рациональная организация работы коллектива, гуманное общение с каждым сотрудником, умение найти оптимальный путь воздействия на конкретного работника в целях решения определенных задач. Особую роль здесь приобретает контроль.

Системы стратегического контроля являются системами формального целеполагания контроля, наблюдения, оценок и обратной связи, которые обеспечивают менеджеров информацией о деятельности организации и необходимости корректирующих воздействий. Следовательно, система контроля должна реализовать четыре ступени действий:

установление стандартов оценки функционирования, которые должны разрабатываться одновременно со стратегией;

создание измерительной системы, которая покажет степень достижения целей, что является комплексной задачей, так как многие действия трудно оценить;

сравнение реального функционирования с установленными целями;

оценка результатов сравнения и выработка, при необходимости, корректирующих действий.

Контрольная функция руководства наиболее результативно осуществляется менеджером путем совместного с сотрудником анализа результатов его работы, поиска причин неудач, после чего необходимо обучение подчиненного менеджером, передача опыта, подробный инструктаж. Вместо замечаний по работе и претензий к сотруднику менеджер помогаем ему устранять пробелы в знаниях. Это способствует обеспечению более высокого качества и результатов трудовой деятельности. При этом индивидуальный контроль со стороны менеджера должен дополняться коллективным контролем работников фирмы.

Реализация стратегии включает выбор правильной комбинации структуры и контроля реализации стратегии компании. В общем случае контроль необходим, т.к. хотя структура управления предназначает исполнителям роли и задачи, она не обеспечивает их мотивацию.

Цель данной курсовой работы заключается в построении систем контроля по выполнению стратегического плана организации. Построение систем контроля рассмотрим на примере ОО «СК СтройАльянс».

Глава 1. Сущность и системы контроля


1.1. Понятие контроля

Контроль прежде всего относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Контроль — это процесс, обеспечивающий достижение целей организации [1, с. 251]. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Контроль очень важен для того, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структуры организации определяют ее направления деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всей организации.

Контроль — это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим [1, с. 251]. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал. Функция контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация безусловно обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее целей. Именно так мелкие фирмы определяют, в каких областях им расширяться и заключать контракты, какая из входящих в их состав фирм должна получить большую долю ресурсов, а какую следует продать или расформировать. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к основополагающим целям организации.

1.2. Виды контроля

Все виды контроля схожи, т.к. имеют одну и ту же цель, а различаются они только по времени осуществления. Существует три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный [2, с. 167].

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение – это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам [3, с. 234].

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, предъявляемые нанимаемым. Существенно повысит вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предварительные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца. Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил [3, с. 234].

2. Текущий контроль.

Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником [4, с. 558]. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволят исключить отклонение от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на изменении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того, чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Обратная связь – это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам [4, с. 558]. Контроль при помощи систем обратной связи не является изобретением теории управления организациями. Такие системы – одно из наиболее широко распространенных явлений природы.

Все системы обратной связи состоят из одних и тех же фундаментальных элементов и работают на одних и тех же принципах (рис. 1.) [6, с. 336]

Рис. 1. Системы с обратной связью

3. Заключительный контроль.

В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми [6, с. 336].

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации [6, с. 336]. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

Контроль не только позволяет выявлять проблемы и реагировать на них так, чтобы достигнуть намеченных целей, но и помогает руководству решить, когда нужно вносить радикальные изменения в деятельность организации.

Создание системы контроля и прогнозирования результативности рекламы на примере фирмы

Главная > Реферат >Маркетинг

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Ижевский Государственный технический университет

Чайковский технологический институт (филиал) ИжГТУ

Кафедра экономических дисциплин

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ


По дисциплине: «Маркетинг»

На тему: «Создание системы контроля и прогнозирования

(на примере фирмы «ПермСтрой»)

Вариант № 57

студент группы Мен-05-1з

1 СИСТЕМА КОНТРОЛЯ И ПРОГНОЗИРОВАНИЯ РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ РЕКЛАМЫ

1.1 Планирование рекламы

1.2 Средства рекламы

1.3 Оценка эффективности рекламной кампании

2 АНАЛИЗ МАРКЕТИНГОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

2.1 История создания ООО «ПермСтрой»

2.2 Структура управления ООО «ПермСтрой»

2.3 Анализ рынка металлопластиковых конструкций

2.4 Анализ конкурентов

2.5 Анализ ассортимента и объема продаж продукции ООО «ПермСтрой»

2.6 Анализ рекламной деятельности ООО «ПермСтрой»

3 СОЗДАНИЕ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ И ПРОГНОЗИРОВАНИЯ РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ РЕКЛАМЫ В ООО «ПЕРМСТРОЙ»

3.1 Оценка эффективности рекламы ООО «ПермСтрой»

3.2 Выбор рекламоносителя

3.3 Система контроля результативности рекламы

Характерной чертой современной рекламы является приобретение её новой роли в результате вовлечения в процесс управления производственно-сбытовой деятельности промышленных и сервисных фирм. Суть новой рекламы в том, что она стала неотъемлемой и активной частью комплексной системы маркетинга и эффективность рекламно-информационной деятельности производителя и её соответствие новым требованиям мирового рынка.

Появление новых требований обусловлено, прежде всего, структурными изменениями мирового рынка, “пик” которых пришёлся на 70 е годы, и которые продолжаются до сих пор. Эти изменения повлияли на маркетинговую ситуацию. Резкое усложнение сбыта и обострение конкуренции привели к тому, что маркетинг стал фактором конкурентной борьбы, не менее важным, чем достижение превосходства на рынке путём внедрения технических новшеств или снижение себестоимости продукции. Реклама оказалась практически единственным инструментом воздействия на рынок. В последнее время конкурентная борьба ещё более усилилась и во всём мире повысилась маркетинговая активность, особенно у фирм, ориентированных на экспорт. Всё большие материальные средства интеллектуальный потенциал вкладываются в развитие маркетинговой и как следствие рекламной деятельности.

Главной целью данной курсовой работы является исследование системы контроля и прогнозирования результативности рекламы на примере конкретного предприятия.

Объектом исследования является фирма ООО «ПермСтрой» — строительная организация г. Перми.

Предмет исследования – маркетинговая деятельность и система контроля результативности рекламы ООО «ПермСтрой».

При выполнении курсовой работы необходимо решить следующие задачи:

— рассмотреть основные теоретические аспекты, учитываемые при разработке системы контроля и прогнозирования результативности рек­ламы (реклама: сущность, задачи и цели; составление рекламного бюджета, этапы разработки рекламной кампании, выбор средств и оценка эффективности рекламной кампании)

привести общую характеристику ООО «ПермСтрой» (история создания предприятия, организационная структура и основные направления деятельности).

— выполнить анализ маркетинговой деятельности предприятия фирмы (анализ строительного рынка, анализ ассортимента реализуемой продукции, анализ продаж, анализ системы коммуникаций)

— провести маркетинговые исследования эффективности действующей рекламной системы ООО «ПермСтрой»;

— дать оценку результативности рекламы;

— предложить наиболее эффективные виды рекламы;

— разработать система контроля результативности рекламы ООО «ПермСтрой».

Информационной базой для решения данных задач и выполнения курсовой работы будет являться маркетинговая информация ООО «ПермСтрой», а также периодическая и учебная литература по направлению «Менеджмент» и «Маркетинг».

1 СИСТЕМА КОНТРОЛЯ И ПРОГНОЗИРОВАНИЯ РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ РЕКЛАМЫ

1.1 Планирование рекламы

Реклама – это любая оплачиваемая заказчиком форма неличного предоставления и продвижения идей, товаров или услуг. Рекламные обращения могут представлять собой экономически эффективный способ распространения сообщений, направленных как на создание предпочтения торговой марки, так и на обучение людей чему-либо.

Специалисты считают, что первая в мире реклама появилась в конце XV в. когда венецианский издатель А.Мануций начал вывешивать у входа в свою книжную лавку заглавный листовых книг, а иногда и их оглавление. Покупатель мог сразу же сориентироваться, нужна ли ему данная книга, есть ли смысл покупать эту книгу, стоит ли вообще заходить в лавку.

Прежде всего отметим, что к настоящему времени сфор­мировались следующие виды рекламы.

Информативная реклама — реклама, доносящая до потребителей информацию о товаре, услуге, предприятии и их ха­рактеристиках, достоинствах, нововведениях.

Увещевательная реклама — агрессивный вид рекламы, основной задачей которой является убеждение покупателя купить именно данный конкретный товар или услугу, а не товары или услуги конкурентов.

Сравнительная реклама — разновидность увещевательной (рекламы, основанной на сравнении рекламируемого товара или услуги с товарами или услугами конкурентов.

Напоминающая реклама — реклама, основной задачей которой является напоминание потенциальным потребителям о существовании определенного товара или фирмы на рынке и об их характеристиках.

Подкрепляющая реклама — разновидность напоминающей рекламы, призванная поддержать потребителей, уже купив­ших товар, и убедить их в правильности сделанного ими вы­бора в надежде на повторные закупки этого товара с их сто­роны.

Планирование рекламы, как правило, осуществляется в несколько этапов:

1) Установление целей

Цели рекламы могут быть подразделены на связанные со спро­сом и с образом фирмы. Они соответствуют вышеперечислен­ным видам рекламы.

Например, информативная реклама может создавать зна­ния о марке и новом товаре, или ознакомить потребителей с расписанием работы магазина, или сократить время, затра­чиваемое продавцами для ответа на вопросы. Целью увеще­вательной рекламы может быть достижение предпочтения марки фирмы, увеличение посещаемости магазинов или достижение приверженности данному виду товаров. Целями на­поминающей рекламы могут быть стабилизация сбыта, под­держка приверженности марке, поддержка узнаваемости об­раза фирмы и пр.

2) Определение бюджета

В процессе разработки бюджета следует учитывать ряд мо­ментов.

Каковы издержки различных альтернатив (цена 30-секундной рекламы по ТВ по сравнению с рекламным объявлением в журнале на целую страницу)?

Сколько раз нужно повторять рекламу, чтобы она была эффективной?

Насколько выросли цены средств информации в последние годы?

Какова должна быть реакция фирмы в период спада?

Поскольку ориентированная на спрос реклама порождает сбыт, фирма должна очень осторожно уменьшать соответству­ющий бюджет. Если цели не достигаются, ответом может быть не сокращение бюджета, а более эффективная кампания.

Тема рекламы должна соответствовать целям рекламной кам­пании, товару, услуге или фирме, которые рекламируются, а также должна прослеживаться в течение всей рекламной кам­пании.

Первый этап разработки темы заключается в составлении списка предложений фирмы, т.е. необходимо составить пере­чень всего того, что производитель товара может предложить.

После составления списка необходимо изучить выгоды или мотивы, которые смогут побудить потребителя купить товар, т.е. провести мотивационный анализ. В ходе мотивационного анализа производитель, встав на точку зрения потребителя. должен ответить на вопросы: почему я бы воспользовался этим товаром? Что в данном товаре я могу найти для себя? Почему мне следует отказаться от ныне используемого товара в пользу этого? Что убеждает меня сделать покупку — цена, качество, надежность, удобство, дизайн? Что препятствует мне в совер­шении покупки?

В ходе мотивационного анализа можно выделить основные мотивы, приводящие к совершению покупки.

После проведения мотивационного анализа необходимо оценить преимущества фирмы и покупательские мотивы с точки зрения требований рынка.

Проделав все три перечисленные процедуры (список пред­ложений, мотивационный анализ и анализ рынка), можно не­посредственно приступить к формулированию рекламно-коммерческой темы. На этом этапе необходимо сделать так, чтобы потребитель запомнил хотя бы название товара и связал его с наиболее важным качеством или достоинством товара и ос­новным мотивом для покупки.

4) Выбор девиза рекламы

При выражении темы рекламной кампании в виде девиза рез­ко повышается действенность продвижения товара. В каче­стве примеров можно использовать такие девизы: «Что хоти­те, то и делаем!», «Придите и закажите!», «Сделайте вашу кухню неповторимой и уютной сегодня!»

Изобретая рекламный девиз, надо стремиться, чтобы он четко удовлетворял следующим требованиям:

а) соответствие теме рекламной кампании;

в) оригинальная игра слов,

г) название фирмы должно присутствовать в девизе,

Рекламную тему можно выразить не только в виде реклам­ного слогана, но и в виде основного рекламного образа.

5) Создание рекламного образа

Например, лиловая корова в рекламе шоколада как символ удовольствия; ковбой в рекламе сигарет «Мальборо» как сим­вол мужественности; и т.д.

Сформулировав основную рекламно-коммерческую тему, соответствующий образ и девиз, следует их использовать, не забывая при этом правило стабильности: в течение реклам­ной кампании нельзя менять основную рекламно-коммерчес­кую тему и соответствующие ей девиз и образ.

Разработка и внедрение систем контроля

Этот блок связан с разработкой и внедрением систем внутреннего контроля. После его изучения Вы сможете:

  • описать этапы разработки систем внутреннего контроля;
  • охарактеризовать внутреннюю обстановку, критическую для эффективной работы системы внутреннего контроля;
  • перечислить достоинства систем внутреннего контроля;
  • осветить проблемы, связанные с управлением системой внутреннего контроля;
  • разъяснить, почему внедрение системы контроля может встречать сопротивление.

Разработка систем внутреннего контроля

При разработке и внедрении системы внутреннего контроля необходимо учитывать ряд важных факторов. Мы коснемся главных из них в этом блоке.

Анализ обстановки, в которой осуществляется внутренний контроль

Чтобы система контроля работала эффективно, ей необходима поддержка. Подобная поддержка должна исходить от всей организации и выражаться в форме подлинной поддержки механизмов внутреннего контроля. Система поддержки должна начинаться сверху. Система внутреннего контроля не будет функционировать, если контролем постоянно пренебрегают и если требования соответствия нормам поддерживаются лишь на словах. Системы контроля должны поддерживаться на всех уровнях организации. Эта поддержка устанавливается на примере и на практике. Например, каждый в организации должен быть в курсе требований и должен поддерживать стандарты качества в производстве продукции или предоставлении услуг.

Соответствие задачам организации

Организация должна понимать, что система контроля вносит вклад в успешное достижение целей. Потому система контроля должна быть разработана так, чтобы она соответствовала целям и задачам организации. Если процессом разработки правильно управлять, механизмы контроля будут выглядеть скорее в позитивном, чем в негативном свете. При разработке механизмов контроля очень важно довести их значение и важность до всех служащих, так чтобы каждый признал необходимость расширения определенных отделов, набора особого персонала и т.п.

Анализ риска

Возможно наличие рисков, связанных с разработкой системы контроля. Что произойдет, если проверка качества допустит ошибку или слишком много ограничений будет наложено на продажу акций компании? Организации могут прибегнуть к анализу риска, который поможет установить степень риска или последствия провала системы контроля. Этот анализ может проводиться с точки зрения влияния на достижение задач организации или неспособности достичь их. Этот анализ должен проводиться на постоянной основе, чтобы помочь избежать непредвиденных ситуаций, которые могут возникнуть как следствие сбоя в системе контроля.

Какие факторы Вы примете во внимание, анализируя риск в вашей собственной организации?

Вы, возможно, перечислили некоторые факторы, характерные для вашей собственной организации, но обычно анализ риска включает:

  • практику распределения сбыта в компании;
  • финансовое и экономическое здоровье компании, благополучную обстановку вокруг нее;
  • профиль рабочей силы компании;
  • характер конкурентной среды;
  • чувствительность организации к негативной известности и судебной ответственности;
  • любые другие уникальные риски, связанные с товарами или услугами компании.
Системы контроля, соответствующие степени риска

Организации должны проводить анализ затрат и результатов в отношении каждого механизма или процедуры контроля. Деятельность, связанная с высоким уровнем риска и с важными задачами, требует более жесткого контроля, в то время как деятельность, связанная с незначительным риском, может позволить себе систему контроля более низкого уровня, соответствующую степени обусловленного ею риска. Излишний контроль или внедрение дорогостоящей системы внутреннего контроля, непропорциональной уровню воспринимаемого риска, не сделает чести системе внутреннего контроля. Например, жесткий контроль над расходами отдела на оборудование может намного превосходить риск неполучения наилучшего результата и будет лишь раздражать и выводить из себя персонал.

Надзор и претворение в жизнь

Системы внутреннего контроля должны быть объектом надзора и принудительного внедрения. От управляющих требуется следить за тем, чтобы система внутреннего контроля постоянно соответствовала задачам организации. Они также должны быть уверены, что системы вносят свой вклад в рентабельную и эффективную работу организации и что все ошибки системы быстро исправляются. Такой надзор и претворение в жизнь должно производиться или отдельным сотрудником, или подразделением, которые отвечают за конкретный контроль. Текущие и периодические проверки являются важным аспектом любой системы контроля и позволяют убедиться, что она все еще продолжает работать рентабельно и эффективно.

Обстановка, в которой осуществляется внутренний контроль

Обстановка, в которой контроль устанавливается и осуществляется руководством во взаимодействии с основными участниками компании, является определяющей для создания удачной системы внутреннего контроля. Мы рассмотрим ответственность различных уровней в формировании обстановки. Это:

  • высшее руководство;
  • управляющие подразделениями;
  • аудиторские комиссии;
  • финансовые чиновники;
  • участники компании.
Высшее руководство

Попросту говоря, высшее руководство должно поддерживать систему контроля, если намерено добиться успеха. Высшее руководство помогает сформировать культуру, которая необходима для работы системы контроля. Ему необходимо внимательно оценивать и понимать, какие типы систем внутреннего контроля являются определяющими для успеха компании. В отношении данных систем контроля высшее руководство должно способствовать внедрению кодекса надлежащего поведения и ясно дать понять персоналу компании, что степень его нынешнего и будущего успеха зависит от его способности соответствовать системам внутреннего контроля.

Управляющие подразделениями

Управляющие на различных уровнях должны оценивать результаты деятельности, за которую они несут непосредственную ответственность, чтобы определить степень риска, связанного с данной деятельностью. Например, управляющий по закупкам должен будет оценить риск, связанный с введением системы своевременного производства. Управляющие должны быть готовы к изменениям условий или ситуаций, которые влияют на системы контроля в данных видах деятельности и проводить, корректировки которых требуют данные изменения. Управляющие также отвечают за понимание своими подчиненными их ответственности и обязанностей в отношении существующих органов внутреннего контроля.

Какие из следующих типов отчетов Вы подготовили или получили, выполняя роль управляющего? Объясните одним предложением назначение каждого доклада.

  • Оборотный капитал
  • Анализ доходности
  • Внутренний контроль
  • Контроль качества
  • Отчет по охране окружающей среды

Отчеты по оборотному капиталу: Их необходимо составлять своевременно, чтобы сосредоточить внимание руководства на ключевых аспектах деятельности.

Отчет по анализу доходности: Этот отчет должен концентрировать внимание руководства на правильном учете затрат, эффективности производства и правильном учете запасов.

Отчет по внутреннему контролю: Этот отчет должен сосредоточиться на качестве и эффективности всех основных систем контроля.

Отчеты по контролю качества: Эти отчеты должны отслеживать показатели по отношению к нормативам затрат и качества.

Отчеты по охране окружающей среды: Эти отчеты связаны с соответствием организации обязательствам по контролю за охраной окружающей среды.

Аудиторские комиссии

Для эффективного обслуживания системы внутреннего контроля очень важно, чтобы аудиторская комиссия была хорошо сформирована. Многие бухгалтерские организации отстаивают именно этот тип структуры комиссии. Комиссия выполняет ряд важных функций, крайне необходимых для эффективного внутреннего контроля.

Известно четыре вида деятельности, осуществляемой комиссией. Посмотрите, сможете ли Вы их определить.

Вы, возможно, перечислили следующие виды деятельности:

  • обзор оценок, данных руководством качеству и эффективности механизмов внутреннего контроля;
  • обзор докладов, связанных с соответствием кодексу поведения и т.п.;
  • обзор масштабов аудиторской деятельности в организации в области обработки данных и их защиты;
  • обзор правовых обязанностей, налагаемых на компанию, и как они исполняются.
Финансовые служащие

Финансовые служащие организации несут основную ответственность за системы внутреннего контроля. В частности, они отвечают за то, чтобы механизмы внутреннего контроля были правильно налажены, внедрены и отслеживались. Они также отвечают за обеспечение эффективной связи между должностными лицами и комиссиями, которые вводят системы контроля. Система финансового управления помогает убедиться в том, что все функции, системы, взаимодействия отслеживаются и оцениваются, т.е. остаются адекватными. Финансовая служба устанавливает уровень качества систем внутреннего контроля в компании и становится символом политики компании в области этики.

Руководство зачастую может вынуждать финансовых сотрудников пренебрегать механизмами внутреннего контроля и предоставлять надуманную финансовую информацию, чтобы создать впечатление соответствия целям и задачам компании. Подобная практика серьезно снижает ценность и качество систем внутреннего контроля. Сопротивление этому свидетельствует о наличии проблем в организации.

Опишите функции внутреннего контроля, которые могут выполнять следующие члены финансового отдела.

  • Главный финансовый служащий
  • Финансовый контролер
  • Внутренний аудитор

Главный финансовый служащий

  • Эта должность связана со многими механизмами непосредственного и опосредованного контроля и опирается на других членов отдела, чтобы привлечь в сферу его/ее внимания методом исключения реальные или потенциальные проблемы.
  • Он/она использует целый спектр систем внутреннего контроля, таких как ежемесячные отчеты о движении денежных средств и оборотном капитале, отчеты внутренних аудиторов, отчеты о затратах на производство и маркетинг, отчеты о компенсациях служащим и т.п.
  • В разных организациях данная роль может значительно различаться, но всегда он/она несут ответственность за деятельность компании в области учета.
  • Он/она используют широкий набор систем контроля, включая отчеты о продажах и возврате товаров, отчеты о производстве, анализ себестоимости производства, анализ затрат на исследования, анализ доходности и т.п.
  • Аудитор должен постоянно анализировать и проверять все функции и операции компании, чтобы определить степень риска.
  • Он/она должны готовить годовые отчеты управляющему с детальным изложением аудиторской деятельности, включая результаты проверок на соответствие кодексам поведения, и представлять их высшему руководству, аудиторскому органу и совету директоров.
  • Он/она должны разрабатывать и вести инвентаризацию всех активов, объектов и действий компании. Эти данные создадут основу для разработки годовых планов аудита.
Участники компании

Для организации важно поддерживать контакт с участниками ее деятельности, чтобы убеждать последних в важности и эффективности системы внутреннего контроля. Отчет управления включается в годовой отчет. Этот отчет должен освещать существующие виды материальных отчетов, ответственность управляющих, а также точность и эффективность механизмов контроля. Он также должен включать публикуемые финансовые отчеты и отчет управления о том, каким образом эти обязанности были исполнены.

Преимущества систем внутреннего контроля

Важнейшей частью процесса управления является формирование соответствующих эффективных по затратам механизмов внутреннего контроля, которые позволят руководству определять, достигаются ли цели и задачи организации. Эффективное управление системой внутреннего контроля дает много преимуществ.

Удачно управляемая система внутреннего контроля принесет организации следующие выгоды. Опишите, что значит каждая из этих выгод для вашей организации.

  • Средства управления
  • Меры по предупреждению поведения служащих
  • Наблюдение за поведением служащих
  • Измерение прогресса
  • Механизм контроля качества
  • Добавленная стоимость

Хотя организация и может ставить общие и специфические цели, она не гарантирует их успешного выполнения. Системы внутреннего контроля обеспечивают служащих схемой и параметрами, которые они могут использовать для оценки своих достижений. Эти механизмы контроля могут действовать в качестве стимула для служащих, так как они дают им обоснование их обязанностей и ответственностей.

Меры по предупреждению поведения служащих

Хорошо разработанные системы внутреннего контроля определяют тип поведения, которого должны придерживаться служащие организации, такой, например, как уровень гибкости и автономности служащих, степень точности и аккуратности, необходимые для выполнения определенных задач. Системы также помогают предотвратить возникновение проблем.

Наблюдение за поведением служащих

Удачные механизмы внутреннего контроля дадут руководству своевременный сигнал о том, что возникают проблемы, или что механизмами внутреннего контроля пренебрегают. Подобное уведомление может быть в виде механизма раннего предупреждения в областях высокого риска, в виде определения неправильной схемы действий и неадекватного отношения служащего или руководства к подчинению правилам внутреннего контроля. Подобные отклонения требуют корректировочных действий до того, как они станут серьезными.

Эффективные механизмы контроля обеспечат организацию постоянными или периодическими докладами о степени продвижения к достижению цели. Если информация точна и своевременна, она позволит руководству сосредоточиться на областях деятельности, требующих особенного внимания, а также может выявить необходимость изменения или корректировки приоритетов для достижения задач организации.

Механизм контроля качества

Эффективная система контроля доводит до сведения служащих основные ценности, которые организация сохраняет в отношении приверженности стандартам, поддержки механизмов внутреннего контроля и возложения ответственности на работников за поддержание этих стандартов. Подобная философия всеобъемлющего качества может значительно снизить расходы и вылиться в большие прибыли для организации.

Эффективные системы контроля являются источником добавленной стоимости, если выгоды, приносимые ими, перевешивают затраты на их внедрение. Такие системы могут непосредственно влиять на прибыль или вносить свой вклад в добавленную стоимость опосредованно, или же помогают убедиться, что ценность сохраняется, а не уменьшается и не теряется.

Кадровые аспекты управления системами внутреннего контроля

От качества трудовых ресурсов организации зависит эффективность системы контроля. Вклад, который вносят люди в работу систем внутреннего контроля важен, и должен учитываться при их разработке. Люди являются первостепенным фактором в развитии обстановки поддержки, о которой мы говорили ранее.

Какие кадровые аспекты Вы учитываете при управлении системами внутреннего контроля?

Вы могли предложить:

  • набор соответствующего персонала;
  • наличие систематической подготовки для работы в системе контроля;
  • структура системы вознаграждений организации будет влиять на управление системой;
  • важность установления этической обстановки. Это включает разработку кодексов поведения.

Отбор: Организация должна разработать критерии отбора, которые соответствуют потребностям задач контроля и общей культуре организации. Правильный выбор людей поможет обеспечить соответствие стандартам, а также эффективный контроль за ними. Необходимо, чтобы критерий отбора можно было оценить и определить.

Подготовка: Системы подготовки дают персоналу знания, умения и подходы, которые необходимы, чтобы исполнять свои обязанности в контексте системы контроля. На низших уровнях это может быть достигнуто подготовкой на местах и выдачей инструкций на рабочем месте; на более высоких уровнях могут понадобиться большие технические знания. В этом случае может применяться комбинация внутренних и внешних программ. Технические и управленческие потребности каждой должности должны учитываться, чтобы подготовка отвечала меняющимся потребностям.

Структура компенсации: Структура системы компенсаций имеет непосредственное влияние на то, каким образом управляются системы внутреннего контроля. Система компенсаций может придавать особое значение краткосрочным или долгосрочным результатам, при этом она также может вступать в противоречие с системой контроля, потому что служащие могут больше внимания уделять поведению, чтобы получить вознаграждение, а не выполнению обязанностей по внутреннему контролю. Системы вознаграждений, таким образом, должны быть скоординированы с требованиями системы контроля.

Кодекс поведения: Необходимо наличие определенной этической обстановки, чтобы эффективно работать с системами контроля. Одним из методов создания такой обстановки является использование кодексов поведения. Он может представлять собой широкую формулировку политики, выражающую этические услуги и задачи организации, а не перечень того, что можно и что нельзя делать. Сам по себе кодекс наилучшей практики недостаточен, требуются другие поддерживающие элементы, т.е. поддержка высшего управления и дисциплинарные системы.

Если вас попросили помочь разработать этическую политику в виде кодекса поведения, какие основные пункты Вы бы взяли?

  • Политика должна предусматривать вопросы компетентности, конфиденциальности, честности и объективности и должна быть разработана с тем, чтобы соответствовать уникальным обстоятельствам компании и способствовать достижению корпоративных целей.
  • Политика в области этики должна информировать организацию и ее служащих об их ответственности за ее соблюдение и о дисциплинарной ответственности в случае ее несоблюдения.
  • Ответственные должностные лица и подразделения, привлеченные к исполнению кодекса, должны постоянно оценивать свои собственные действия, чтобы убедиться, что они не противоречат кодексу.
  • Для поддержания политики в области этики необходимо установление эффективных каналов связи, которые обеспечат свободный и открытый обмен мнениями по имеющимся или возможным этическим дилеммам, как внутренним, так и внешним.
  • Служащие должны быть способны обходить управленческие каналы и работать с проблемами без страха неожиданных последствий.
  • Необходима система регулярной ревизии, чтобы проводить внутренние аудиторские проверки для оценки политики и привлечения внимания руководства к областям, которым необходимо дальнейшее развитие или образовательная поддержка.

Сопротивление системам контроля

Служащие могут противиться системам контроля по множеству причин; однако основные причины связаны с чувством чрезмерного контроля, ощущением, что контроль не соответствует своему назначению, система вознаграждений может оказаться неэффективной или на них может возлагаться слишком большая ответственность.

Чрезмерный контроль: В организациях существует тенденция к сверхнаправленности, т.е. практика проверки и контроля слишком многих вещей. Чрезмерный контроль становится очень проблематичным, когда рассматриваемые механизмы контроля непосредственно влияют на поведение служащего. Это может привести к тому, что служащие будут посчитают подобный контроль за поведением не имеющим под собой оснований и поэтому не нужным.

Несоответствующий фокус: Системы контроля могут быть слишком узки или могут слишком сосредоточиваться на количественно определимых переменных и не оставлять места для интерпретации. Если стандарты контроля слишком узки, то зачастую служащие сопротивляются целям системы контроля и сосредоточивают свои усилия только на показателях эффективности (например, на количестве единиц продукции, выпущенных за час, а не на количестве точных или работающих единиц продукции в час).

Поощрение за неэффективность: Подразделения часто могут наказываться за то, что они удерживаются в рамках сметы, в то время как подразделения, допустившие перерасход, поощряются за их нерентабельность. Это может создать впечатление, что они не получают достаточно денег. В результате это может быть неправильно истолковано обоими подразделениями, что приведет к еще более поощряемой нерентабельности.

Слишком большая ответственность: Сотрудники могут сопротивляться контролю еще и по причине того, что не хотят отвечать за ошибки или работать так усердно, как хочет их начальник. Эффективные механизмы контроля позволяют управляющим определять, успешно или нет работники выполняют свою работу.

Каким образом организация может преодолеть сопротивление системам внутреннего контроля? Перечислите три-четыре стратегии для устранения сопротивления.

  • Формирование эффективных механизмов контроля в первую очередь поможет преодолеть сопротивление. Если система контроля обладает такими характеристиками, как гибкость, точность, объективность и своевременность, менее вероятно, что организация будет осуществлять чрезмерный контроль или поощрять неэффективность.
  • Участие работников в планировании и внедрении системы контроля может помочь справиться с теми, кто, всего вероятнее, будет ей сопротивляться. Работодатели, участвующие в процессе разработки, всего вероятнее, будут опасаться, что кто-то может завладеть системой контроля.
  • Обмен мнениями и обучение также являются стратегиями, которые можно использовать, чтобы сломить сопротивление. Эти стратегии помогают информировать работников о назначении системы, ее задачах и о том, как она работает. Данные меры также позволяют уменьшить сопротивление, которое может существовать в связи с системой контроля.
  • Разнообразные стандарты и информационные системы обеспечивают проверку и балансы и позволяют организации подтвердить точность показателей эффективности. Сопротивление контролю снижается из-за того, что процедуры подтверждения защищают как служащих, так и руководство.

Контрольное задание

Вас в качестве нефинансового управляющего попросили представить доклад по системам контроля в организации на собрании группы управляющих. Вы должны особое внимание уделить обстановке, необходимой для работы эффективной системы контроля. Вы также должны привести преимущества эффективной системы контроля.

Ответы на контрольное задание

Пункты, на которых Вы хотели бы сосредоточиться в своем докладе, включают:

  • поддержка высшим руководством;
  • четкая ответственность функциональных управляющих;
  • правильно структурированная аудиторская компания;
  • четкое определение ролей финансовых служащих;
  • понимание приоритетов участников компании.

Конкретные преимущества систем внутреннего контроля включают:

  • добавленную стоимость;
  • механизм контроля качества;
  • удобный механизм управления;
  • механизм предугадывания и надзор за поведением служащих;
  • механизм измерения прогресса.