Документальное оформление поступления и выбытия мпз

Документальное оформление поступления и выбытия мпз

Первичные документы по поступлению и расходу производ­ственных запасов являются основой организации материального учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движени­ем, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Первичные документы по движению материалов должны тщатель­но оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за со­блюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.

Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств собственного производ­ства.

Контроль за выполнением плана материально-технического обес­печения по договорам, своевременностью поступления и оприходо­вания материалов осуществляет отдел материально-технического снабжения. С этой целью в отделе ведут ведомости (машинограм­мы) оперативного учета выполнения договоров поставки.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие коли­чества и качества материала данным счета поставщика.

Материальные ценности приходуют в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, числовых). Если материа­лы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учиты­ваются одновременно в двух единицах измерения.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, от­ходов производства и др. оформляют одно- или многострочными тре­бованиями-накладными, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах: первый является основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в каче­стве приходного документа. Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разбор­ке и демонтаже зданий и сооружений.

Для обеспечения контроля за расходованием материалов и пра­вильного документального его оформления организации осуществля­ют соответствующие организационные мероприятия. Важным усло­вием контроля за рациональным использованием материалов, напри­мер, являются их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются отделами снабжения на основе дан­ных планового отдела об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.

Порядок документального оформления отпуска материалов зави­сит прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска.

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нуж­ды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами.

Отпуск материалов со складов производят в пределах установлен­ного лимита.

Если материалы со склада отпускаются нечасто, то их отпуск офор­мляют одно- или многострочными требованиями-накладными на отпуск материалов, которые выписываются цехом-получателем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается в цехе, второй, с распиской получателя — у кладовщика.

Для учета движения материалов внутри предприятия применяют однострочные или многострочные требования-накладные.

Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам сво­ей организации, расположенным за ее пределами, оформляют наклад­ными на отпуск материалов на сторону, которые выписывает от­дел снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов: первый экземпляр остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов. Если материалы отпуска­ются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

Вместо первичных документов по расходу материала можно ис­пользовать карточки учета материалов.

В небольших организациях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специ­альными документами.

Синтетический учет производственных запасов ведут, как уже от­мечалось, на синтетических счетах 10 «Материалы», 11 «Животные на выращивании и откорме», 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей», 15 «Заготовление и приобретение матери­альных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материалов».

На синтетических счетах учет материальных ценностей ведут по фактической себестоимости или по учетным ценам. При учете мате­риалов по фактической себестоимости в дебет материальных счетов относят все расходы по их приобретению.

При поступлении материалов дебетуют материальный счет 10 «Материалы» и кредитуют:

счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» —;

счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» — на сумму начис­ленных процентов за кредиты и займы, использованные на закупку материалов;

счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — на сто­имость услуг, оплачиваемых чеками транспортным (железнодорож­ным и водным) организациям;

счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»— на стоимость мате­риалов, оплаченных из подотчетных сумм;

счет 23 «Вспомогательные производства» — на расходы по дос­тавке материалов собственным транспортом и на фактическую себес­тоимость материалов собственного производства;

счет 20 «Основное производство»— на стоимость возвратных отходов;

Тема 11. Учет материально-производственных запасов

Цель: раскрыть организацию бухгалтерского учета материально- производственных запасов предприятий на основе действующих законодательно-нормативных актов.

Задачи:

  • Раскрыть понятие, классификацию и оценку материально-производственных запасов.
  • Рассмотреть организацию учета МПЗ на складах и в бухгалтерии.
  • Раскрыть порядок проведения инвентаризации МПЗ и отражения ее результатов на счетах бухгалтерского учета.

Оглавление

11.1. Понятие, оценка и классификация МПЗ

Материально-производственные запасы — это оборотные средства организации, характерные особенностью которых является то, что они полностью переносят свою стоимость на продукт труда в одном производственном цикле.

В соответствии с ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» (Приказ Минфина России от 09.06.2001 г. № 44Н) к МПЗ относятся активы:

  • используемые в качестве сырья, материалов, при производстве продукции, работ, оказании услуг;
  • предназначенные для продажи;
  • используемые для управленческих нужд организации.

Единица бухгалтерского учета МПЗ выбирается организацией самостоятельно в зависимости от характера МПЗ, порядка их приобретения и использования. Единицей МПЗ может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа. МПЗ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Фактическая себестоимость МПЗ определяется по-разному, в зависимости от источника поступления МПЗ.

Фактической себестоимостью МПЗ, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат на приобретение без НДС. К фактическим затратам на приобретение МПЗ относятся:

  • суммы, уплачиваемые в соответствие с договором, поставщикам;
  • суммы, уплачиваемые за информационные, консультационные и посреднические услуги;
  • таможенные пошлины;
  • невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением материалов;
  • затраты на заготовку и доставку МПЗ до места их использования, включая расходы по страхованию, и начисленные проценты по кредитам, предоставленным поставщиками, если они привлечены для приобретения этих запасов;
  • затраты на доведение МПЗ до состояния, в котором они пригодны к использованию.

В соответствии с Методическими указаниями по учету МПЗ затраты, непосредственно связанные с процессом заготовления и доставкой материалов в организацию, формируют так называемые транспортно-заготовительные расходы. В состав транспортно-заготовительных расходов входят:

  • расходы на погрузку материалов в транспортные средства и их транспортировку, подлежащие оплате покупателем согласно договору сверх цены этих материалов;
  • расходы по содержанию заготовительно-складского аппарата организации, включая расходы на оплату труда работников организации, непосредственно занятых заготовкой, приемкой, хранением и отпуском приобретаемых материалов, работников специальных заготовительных контор, складов и агентств, организованных в местах заготовления (закупки) материалов, работников, непосредственно занятых заготовкой (закупкой) материалов и их доставкой (сопровождением) в организацию, отчисления на социальные нужды указанных работников;
  • расходы по содержанию специальных заготовительных пунктов, складов и агентств, организованных в местах заготовок (кроме расходов на оплату труда с отчислениями на социальные нужды);
  • наценки (надбавки), комиссионные вознаграждения (стоимость услуг), уплачиваемые снабженческим, внешнеэкономическим и иным посредническим организациям;
  • плата за хранение материалов в местах приобретения, на железнодорожных станциях, пристанях, в портах;
  • плата по процентам за предоставленные кредиты и займы, связанные с приобретением материалов до принятия их к бухгалтерскому учету;
  • расходы на командировки по непосредственному заготовлению материалов;
  • стоимость потерь по поставленным материалам в пути (недостача, порча) в пределах сумм, предусмотренных договором поставки;
  • другие расходы.

Расходы на доведение материалов до состояния, в котором они пригодны к использованию в предусмотренных в организации целях, включают в себя затраты организации по переработке, обработке, доработке и улучшению технических характеристик приобретенных материалов, не связанные с производственным процессом. Указанные работы могут выполняться как собственными силами организации-покупателя, так и силами сторонних организаций. При вы полнении таких работ сторонними организациями в расходы по доведению включается стоимость выполненных работ и расходы по перевозке к месту выполнения работ и обратно, по погрузке и вы грузке, выполненные сторонними организациями.

Фактическая себестоимость материально-производственных запасов, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, не подлежит изменению, кроме случаев, установленных законодательством Российской Федерации.

Следует обратить внимание на тот факт, что в фактическую себестоимость материалов включаются начисленные проценты по коммерческим кредитам и заемным средствам. Причем в фактическую себестоимость могут быть включены только те из них, которые начислены до принятия материалов к бухгалтерскому учету. Проценты же, начисленные после того, как материалы будут приняты к учету, согласно п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации» включаются в состав прочих расходов организации.

Оценка материалов, стоимость которых при приобретении выражена в иностранной валюте, производится в российских рублях путем пересчета по курсу Центробанка РФ, действующему на дату принятия ценностей к учету.

Фактическая себестоимость МПЗ, внесенных в счет вклада в уставный капитал, определяется исходя из их денежной оценки, согласованной учредителями.

Фактическая себестоимость МПЗ, изготовленных самой организацией, определяется исходя из фактических затрат, связанных с их производством.

Фактическая себестоимость МПЗ, полученных по договору дарения или безвозмездно, а также остающихся от выбытия основных средств и другого имущества, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату принятия к учету.

Фактической себестоимостью МПЗ, полученных по договорам, предусматривающим исполнение обязательств неденежными средствами, признается стоимость активов, переданных или подлежащих передаче.

В текущем учете (на складе) материальные ценности учитываются по условной учетной цене, в качестве которой используется цена приобретения или нормативная (плановая) себестоимость приобретения.

Материальные ценности, используемые предприятием, классифицируют по следующим видам: сырье, основные материалы, вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты, тарные материалы, топливо, запчасти и другие ценности.

Для учета материалов используется счет 10 «Материалы», счет активный, балансовый, к которому открываются следующие субсчета:

  1. «Сырье и материалы».
  2. «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали».
  3. «Топливо».
  4. «Тара и тарные материалы».
  5. «Запасные части».
  6. «Прочие материалы».
  7. «Материалы, переданные в переработку на сторону».
  8. «Строительные материалы».
  9. «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».
  10. «Специальная оснастка и спецодежда на складе».
  11. «Специальная оснастка и спецодежда в эксплуатации».

Сырье и основные материалы образуют вещественную основу вырабатываемой продукции, работ и услуг.

Сырье, как правило, является продукцией сельского хозяйства и добывающих отраслей промышленности.

Вспомогательные материалы способствуют доведению вырабатываемой продукции до готовой продукции в соответствии с установленными ТУ и стандартами.

Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали – это сырье и материалы, прошедшие определенные стадии обработки, но не отнесенные к готовой продукции.

Тара и тарные материалы – это вид запасов, предназначенных для упаковки, транспортировки и хранение продукции.

Топливо и запасные части – ценности, используемые при выработке тепла, ремонте основных средств, потребляемые собственным автотранспортом.

Строительные материалы используются непосредственно в процессе строительных и монтажных работ, изготовления строительных деталей и конструкций.

Специальная оснастка и спецодежда. В соответствии с Методическими указаниями по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, спецоборудования и специальной одежды (Приказ Минфина от 26.12.2002 г. № 135Н) к спецоснастке относятся:

  • специальные инструменты и приспособления – технические средства, обладающие индивидуальными свойствами и предназначенные для обеспечения условий изготовления конкретных видов продукции, услуг;
  • спецоборудование – многократно используемые в производстве средства труда, которые обеспечивают условия для выполнения специфических (нестандартных) технологических операций;
  • спецодежда – средства индивидуальной защиты работников.

В состав специального инструмента и специальных приспособлений входят: инструменты, штампы, пресс-формы, изложницы, прокатные валки, модельная оснастка, кокили, опоки и др.

К специальному оборудованию относятся:

  • специальное технологическое оборудование (металлообрабатывающее, кузнечно-прессовое, термическое, сварочное и др.);
  • контрольно-испытательная аппаратура и оборудование (стенды, пульты, макеты готовых изделий, испытательные установки), предназначенные для регулировок, испытаний, конкретных изделий и сдачи их заказчику;
  • реакторное оборудование;
  • дезавакционное оборудование и др.

В состав специальной одежды входят:

Специальная одежда, специальная обувь и предохранительные приспособления (комбинезоны, костюмы, куртки, халаты, полушубки, различная обувь, рукавицы, очки, шлемы, противогазы и др.).

Согласно Учетной политике организации в составе материалов могут учитываться: инвентарь, инструмент, хозяйственные принадлежности и другие средства труда.

Аналитический учет материальных ценностей организуется по местам хранения (складам, кладовым) в разрезе номенклатурных номеров, которые присваиваются материалам согласно разработанной на предприятии номенклатуре.

Аналитический учет ведется на карточках учета материалов (форма № 17).

11.2. Документальное оформление движения МПЗ

Операции по движению материально-производственных запасов оформляются разнообразными первичными документами, основные из которых утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 г. № 71а.

Поступление материалов на склад предприятия оформляется приходным ордером (форма М-4), в котором отражается наименование материала, поступившее количество, условная цена, цена приобретения. Он составляется материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад в одном экземпляре, а затем передается в бухгалтерию вместе с товаросопроводительными документами.

При наличии расхождений между фактическим количеством и данными, указанными в счете поставщика, составляется Акт о приемке материалов (форма М-7). Акт является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику, отправителю. Акт составляется в двух экземплярах членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика.

В случаях доставки материалов собственным автотранспортом основанием для их оприходования является товарно-транспортная накладная.

Возврат материальных ценностей из производства на склад как неиспользованных оформляется Накладной на внутреннее перемещение (формы М-13 и М-14).

Отпуск материальных ценностей на производство продукции, работ, услуг осуществляется на основании лимитно-заборных карт (форма М-8) и требований накладных (форма М-11).

В лимитно-заборных картах (форма М-8) указывается:

  • наименование материалов, подлежащих отпуску;
  • лимит отпуска;
  • фактический отпуск в счет установленного лимита;
  • дата отпуска;
  • остаток неиспользованного лимита.

Лимитно-заборные карты выписываются в двух экземплярах: первый – подразделению, использующему материал, второй – складу. При отпуске материалов со склада представитель подразделения расписывается в экземпляре лимитно-заборной карты склада, а кладовщик – в экземпляре лимитно-заборной карты подразделения.

Реализация материальных ценностей оформляется накладной на отпуск материалов на сторону (форма М-15). По окончании месяца документы, оформляющие движение материалов, сдаются в бухгалтерию для счетной проверки и обработки.

В случаях отсутствия типовых документов предприятию предоставлено право самостоятельно разрабатывать приходно-расходные документы с сохранением в них обязательных реквизитов.

11.3. Организация учета материалов на складах

Учет материалов на складах осуществляется заведующим складом (кладовщиком), с которым заключен договор о материальной ответственности за вверенные ему ценности.

Кладовщик принимается на работу по согласованию с главным бухгалтером и освобождается от занимаемой должности только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем организацией.

На складах (в кладовых) осуществляется количественный (сортовой) учет материалов в разрезе видов материалов и номенклатурных номеров. Учет ведется на карточках учета материалов (форма М-17), основными реквизитами которой являются:

  • наименование материала;
  • его номенклатурный номер;
  • местонахождение (стеллаж, полка);
  • единица измерения;
  • цена (учетная цена).

На карточках учет ведется в натуральных единицах измерения. Особенностью ведения карточек складского учета является соблюдение следующего правила – определение нового остатка материала после каждой операции по их движению.

На складах учет материалов осуществляется оперативно-сальдовым методом. Его суть состоит в том, что каждые 5-10 дней работник бухгалтерии осуществляет проверку записей на карточках учета материалов, подтверждая результаты проверки своей подписью. На 1-е число каждого месяца кладовщик составляет сальдовую книгу и представляет ее для проверки и таксировки в бухгалтерию. В бухгалтерии данные сальдовой книги сверяются с ведомостью движения материалов, составляемой в бухгалтерии. При выявлении расхождений производят перепроверку записей вплоть до проведения инвентаризации.

11.4. Бухгалтерский учет материалов в бухгалтерии

В зависимости от принятого в Учетной политике положения, учет материалов в бухгалтерии может быть организован по одному из следующих вариантов.

При первом варианте учета на счете 10 «Материалы» формируется фактическая себестоимость приобретенных материалов без НДС.

Расчеты с поставщиками по поставленным ценностям учитываются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

На основании первичных документов (приходных ордеров, счетов поставщиков, счетов-фактур, авансовых отчетах о командировочных расходах лиц, занятых непосредственным приобретением материальных ценностей, выписок из расчетного счета в банке) на стоимость полученных материалов составляется следующая бухгалтерская проводка:

Д-т сч. 10 «Материалы»

К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т сч. 51 «Расчетный счет».

Исходя из того, что в текущем учете материалы учитываются по учетным ценам (нормативной или плановой себестоимости), в бухгалтерии на счете 10 «Материалы» отражается стоимость материалов по учетной цене и отклонения фактической себестоимости материалов от их стоимости по учетным ценам. Это вызывает необходимость распределения отклонений фактической себестоимости от учетной цены между остатками материалов на складах и израсходованных на производство продукции, работ и услуг.

Распределение производится по среднему проценту отклонений, размер которого определяется следующим образом:

где П о – процент отклонений;

О нм – отклонение фактической стоимости материалов от их стоимости по учетным ценам на начало месяца, тыс. р.;

О м – отклонение фактической стоимости материалов, приобретенных за месяц, от их стоимости по учетным ценам, тыс. р.;

М нм – стоимость материалов на начало месяца по учетным ценам, тыс. р.;

М м – стоимость материалов по учетным ценам, поступивших за месяц, тыс. р.

Сумма отклонений, относящаяся к остатку материалов на складах, определяется как произведение процента отклонений на остаток материалов на конец месяца по условной цене, т. е.

где С о – сумма отклонений на остаток материалов, тыс. р.;

М км – стоимость материалов на конец месяца по учетным ценам, тыс. р.

Сумма отклонений, относящаяся к величине израсходованных за отчетный месяц материалов С р , определяется как произведение процента отклонений П о на стоимость материалов, израсходованных за отчетный месяц по учетной цене, т. е.

где С р – сумма отклонений на израсходованные за месяц материалы, тыс. р.;

М р – материалы, израсходованные за месяц по учетной цене, тыс. р.

Расчет распределения отклонений осуществляется в ведомости в разрезе видов и групп ценностей. Порядок распределения отклонений фактической себестоимости материалов от их стоимости по учетным ценам показан в табл. 11.1.

Расчет отклонений фактической стоимости материалов от их стоимости по учетным ценам

№ п/п

Показатели

По учетной цене, тыс. р.

Отклонение от учетной цены, тыс. р.

Фактическая себестоимость, тыс. р.

Документальное оформление поступления и выбытия мпз

Важным элементом рациональной организации бухгалтерского учета материальных запасов в бюджетных учреждениях является своевременное и правильное оформление соответствующими первичными документами всех операций с над дходження, перемещения в пределах учреждения и расходования или реализации материальных ценностей. Первичные документы являются основой материального учета. Непосредственно на основании первичных документов осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсеів.

. Предварительный контроль выполняется до совершения хозяйственной операции: это контроль его законности и соответствия сметы, хозяйственным договорам, распорядительным документам, нормам расходования ценностей, установленным правила ам их приема и отпуска, выполнения расчетов, определения цены и т.д.. Осуществляется такой контроль во время оформления и подписания документов бухгалтером и руководителем учрежденийи.

. Текущий контроль выполняют в процессе осуществления операций путем сравнения фактических затрат с нормативами, выявление отклонений от норм расхода материалов и их причин, устранения влияния негативных явлений. Для этого с астосовують специальные бланки документов, в которых предусмотрено данные о нормах расходования и фактический отпуск цинностей.

. Последующий контроль осуществляют по данным учета об уже выполнены хозяйственные операции на основании оформленных первичных документов: при приеме документов в бухгалтерии, их утверждении руководителем, при проведении инве ентаризации, ревизии тощ.

Своевременно и правильно оформленные документы имеют юридическую силу, то есть они могут использоваться контролирующими и судебно-следственными органами как доказательство нарушения установленного порядка, нормативов, закон конодательством или даже злоупотребления (преступления). В то же время первичные документы могут быть использованы как доказательство непричастности ответственных должностных лиц к таким явлениям, их оправдание, юридического защиту в. Поэтому к своевременного и правильного оформления документов о движении материальных ценностей нужно относиться очень внимательно и требовательно. Особое значение приобретают эти требования в связи с принятием ряда зак онодавчих актов о закупках товаров, работ и услуг за государственные средства, которыми предусмотрено, что любое предприятие, которое осуществляет закупки полностью или частично за государственные средства, при определении п родавця (поставщика) и при заключении договора с ним должно исходить из положений о проведении тендеров на закупку и определение их победителей, с которыми потом и заключаются сделки поставки. Другой в ажливою особенностью организации закупок материальных ценностей для бюджетных учреждений является широкое использование централизованного снабжения, которое осуществляется учреждением высшего уровня через специализированные учреждения-закупщикники.

Материальные ценности поступают в бюджетные учреждения от поставщиков, установ-закупщиков, подотчетных лиц, закупили материалы за наличные, от списания непригодных основных средств и малоценных и и быстроизнашивающихся предметов, из собственного производства, от благотворительных учреждений, безвозмездно от других бюджетных учреждений, спонсоров, на специальные меры по поручению, как излишки, выявленные при инвентарь изации, как излишки материалов, оставшихся в распоряжении учреждения после окончания договорных научно-исследовательских работ и т.. Все эти операции оформляют соответствующими первичными документами: счета-ми- фактурами, товарно-транспортными накладными и т др.. Во всех этих документах обязательно указывают: от кого поступили материалы или продукты питания, их наименование, сорт, массу (количество), цену, сумму дату поступления на склад; должна быть подпись материально ответственного лица, принявшего ценности на ответственном храненииння.

Поступления в учреждения материальных ценностей от поставщиков оформляется следующим образом. На необходимое количество материальных ценностей бюджетное учреждение или учреждение-закупщик заключает договор с поста ачальником-победителем тендера, которым определяется срок поставки материалов, их наименования и качественные признаки, количество, порядок оформления документов и расчета, порядок вывоза (доставки), пра ва, обязанности и ответственность сторин.

Контроль за выполнением условий договора поставки осуществляет отдел материально-технического снабжения, а где его нет — заместитель руководителя по административно-хозяйственной работе. С этой целью ведут известно ости оперативного учета выполнения договоров поставки, в которых регистрируют в хронологическом порядке выполнения договорных условий каждым поставщиком и из каждого договора частности (дата получения материале в, их ассортимент, количество, цена — по договору и фактически). Бухгалтерия должна осуществлять контроль за организацией такого учета и полнотой оприходования ценностей, а отдел снабжения — по своеча сною и полной оплаты счетов поставщиковів.

Одновременно с отгрузкой продукции по договору поставщик выписывает и передает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы — счет-фактуру, товарно-транспортную накладную, квитанцию ??к железной ичному накладной, налоговую накладную, платежное требование-поручение и т.д.. Все эти документы поступают в бухгалтерию покупателя, где проверяют правильность их оформления, после чего передают ответственному п рацивникови отдела снабжения. В отделе снабжения эти документы проверяют на соответствие условиям договора поставки и делается отметка о полном или частичном согласие на их оплату. Полученные документы регистрируют в»Журнале учета поступления грузов»(типовая межведомственная форма №. М-1), где указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер сопроводительного транспортного д. Документом, дату и номер счета-фактуры, вид груза, номер и дату приходного ордера (приемной накладной) или акта о приемке материалов. В примечаниях указывают дату оплаты счета или причину от языка от оплаты. Проверенные платежные документы из отдела снабжения передают в бухгалтерию для оплаты, а квитанции транспортных организаций — экспедитору для получения и доставки материалов на предприятии приятие. Одновременно экспедитору выдается доверенность на право получения материалов (тф №. М-2. №. М—2).

Экспедитор принимает на железнодорожной станции материалы по количеству (массе) согласно сопроводительных документов. При обнаружении признаков, вызывающих сомнения в сохранности груза (повреждение пломб, тары т.п.), он может потребовать от транспортной организации проверки груза. Если при этом обнаружена недостача груза или его повреждения, порчи во время перевозки, составляют в двух экземплярах»Акт п ро приемке материалов»(тф № 3-1), который является основанием для выдвижения претензии транспортной организации или поставщику. Для того, чтобы этот акт имел юридическую силу, при его оформлении должны быть прису тнимы представители транспортной организации и поставщика (или незаинтересованной стороны — местного органа государственной власти). Последние должны подписать акт. Такой же акт составляют при поступлении в орг анизации материалов без сопроводительных документов поставщика (неотфактурованные поставкиставки).

Для получения материалов со склада поставщика в другом городе и вывоза собственным транспортом экспедитору выдают наряд (распоряжение вышестоящей организации) и поручения

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад учреждения передает заведующему складом по количеству и качеству в соответствии где сопроводительных документов поставщика. Принятые на склад материалы оформляют»При ибутковим ордером»(тф №. М-4), который подписывают заведующий складом и экспедитор. Один экземпляр приходного ордера экспедитор добавляет к сопроводительных документе] поставщика и передает в бухгалтериюерії.

Если при приемке материалов на склад не выявлено различий между их фактическим наличием и документальной количество по данным поставщика (и все материалы поступили на один состав] они могут быть оприходованы без выписки дополнительных документов. Для этого заведующий складом делает соответствующую надпись в документах поставщика о том, что указанные в них ценности принято им на ответственное хранение в полном объемеі.

При перевозке материалов привлеченным автотранспортом поставщик выписывает»Товарно-транспортная накладная»(т м ф № 1-ТН) в четырех экземплярах, первый из которых является основанием для списания материалов в соотв юриста груза, второй — для оприходования материалов получателем, третий — для расчетов с автотранспортной организацией, четвертый — для учета выполненных транспортных работ (прилагается к дорожных ього листа грузового автомобиля). При отсутствии расхождений товарно-транспортная накладная используется получателем материалов как прибыльный документациимент.

Бесплатная передача материальных ценностей, закупленных путем централизованной поставки, с баланса учреждения-закупщика на баланс учреждения-заказчика осуществляется с выставлением авизо и первичных док документов, подтверждающих факт передачи материальных ценностей (товарно-транспортных накладных, расходных накладных, актов приема-передачи и т.д..

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, от ликвидации основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и т др. оформляют»Накладной (требованием)»(тф № 3-3 3), которую выписывают в двух экземплярах: один — для передающей, а второй — для стороны (состава), получаетимує.

Подотчетные лица приобретают материалы в организациях торговли, на других предприятиях, на рынке, у населения за наличный. Документом при этом может быть товарный чек, накладная, акт, прилагаемых к аванса ового отчета подотчетного лица. Приобретенные материальные ценности необходимо обязательно передать на склад, а к авансовому отчету добавить второй экземпляр приходного ордера или накладной, выписанных заведуя м составом в подтверждение принятия материалов на ответственном храненииня.

Материальные ценности приходуются в соответствующих единицах измерения (веса, объема, длины, подсчета). Если материалы поступают в одной единице измерения, а расходуются в другой, то их учетной вуют одновременно в двух единицах измерения (например, в килограммах и литрах).

Выдача материалов со склада осуществляется по документам, утвержденным руководителем учреждения. С этой целью в бюджетных учреждениях используют следующие документы:

— накладная (требование) (тф №. З-С), применяется для оформления внутреннего перемещения материалов в учреждении ее можно использовать также для оприходования материалов собственного производства и т др.. Выписывается тф № 3-3, как правило, в одном экземплярернику;

— меню-требование на выдачу продуктов питания (тф №. С-4), составляется ежедневно на основании данных о количестве людей, которые питаются в столовой, и норм раскладки продуктов питания. Меню-требование с подпись сами лиц о выдаче и получении продуктов питания передается в бухгалтерию согласно графику документо-оборота, но не реже трех раз в месяц (т.е. ежедекадно)о);

— заборная карта (тф № 3-5) применяется как при систематическом ежедневном отпуске материалов и топлива, так и при периодическом через соответствующие промежутки времени в течение месяца. Эта карта выписывается на а каждого получателя на одно или несколько наименований материалов для потребностей конкретным прямому назначению в двух экземплярах. Один экземпляр заборной карты с подписями получателя за каждую выдачу м атериалив хранится на складе, а второй с подписями заведующего складом о выдаче материалов — у получателя. При ежедневном отпуске материалов заборная карта выписывается на 15 дней, при периодическом в — на месяц. В заборной карте указывают лимит выдачи материалов, исходя из установленных норм их расходования. Это позволяет оперативно контролировать состояние использования лимитов, предупреждать их необгрунто ване превышение. Материалы сверх предусмотренного в карточке лимит (вследствие превышения норм расхода) отпускаются только по письменному разрешению руководителя и оформляются накладной (требованию) — тф №. С-З. За. Бирна карта значительно упрощает технику документального оформления, отпуска материалов со склада и сокращает количество первичных документов, что облегчает их обработку и улучшает контроль за оформлениемформленням;

— акт обмера остатков произвольной формы используют в тех случаях, когда выдача топлива со склада по накладной или заборной картой невозможна. Тогда согласно акту обмера определяют остатки (например, угля в буртах или дров на складе), а расчетным путем — количество израсходованного топлива. При перерасходу топлива по сравнению с установленными нормами руководитель учреждения принимает меры по выявлению причин этого явления и намечает пути устранения выявленных недостатковв;

— путевой лист грузового автомобиля (тф № 2-ТН), учетная листок тракториста-машиниста, сменный рапорт используют для списания на расходы бензина, дизельного топлива, смазочных материалов, расх рачених на работу различных машин и механизмов (автомобилей, тракторов, стационарных и передвижных двигателей и т.д.). Расход топлива списываются по фактическим расходам, но не выше утвержденных норм на фак тический объем выполненных работ (отработанное времяас).

В установленные графиком документооборота дня (сроки) все документы по поступлению и отпуску материальных ценностей со склада передают в бухгалтерию учреждения согласно реестру приемки-сдачи документации нтив, составленным в двух экземплярах, один из которых за подписью бухгалтера возвращается заведующему складом. В отдельных случаях по решению руководства учреждения вместо реестра приема-сдачи документов с авидуючий составом может составлять отчет о движении материальных ценностей, после проверки и обработки может выполнять роль регистра аналитического учета (при ручных формах ведения бухгалтерского учета).

Предыдущая СОДЕРЖАНИЕ Следующая

Документальное оформление поступления и выбытия мпз

Документальное оформление поступления и выбытия материально-производственных запасов

Первичные документы по поступлению производственных запасов являются основой организации материального учета. Именно по первичным документам осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и использованием производственных запасов. Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать все подписи лиц, совершивших ту или иную операцию, и коды соответствующих объектов учета. Контролировать соблюдение правил оформления движения материальных ресурсов должен главный бухгалтер и руководители соответствующих подразделений.

Процесс движения материалов состоит из трех основных стадий: поступление материалов в организацию, расходование материалов в организации, выбытие материалов из организации. На первой стадии производится принятие материалов к учету на основании первичных учетных документов и их стоимостная оценка. Материалы поступают в организацию путем:

· приобретения за плату;

· изготовления самой организацией;

· поступления в счет вклада в уставный капитал;

· поступления в обмен на другое имущество;

· поступления в результате ликвидации основных средств и иного имущества.

На второй стадии происходит расходование материалов — их отпуск на производство продукции, исправление брака, обслуживание производства для управленческих нужд организации. На третьей стадии осуществляется учет материалов, выбывающих из организации вследствие таких причин, как:

· списания материалов (морально устаревших; пришедших в негодность по истечении сроков хранения; при выявлении недостач, хищений, порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий и иных чрезвычайных обстоятельств);

· продажи (реализации) материалов;

· передачи материалов в счет вклада в уставный капитал других

· безвозмездной передачи материалов другим организациям и лицам;

· передачи материалов в обмен на другое имущество;

· передачи материалов в счет вклада по договору простого товарищества (совместной деятельности).

При учете материалов на всех стадиях их движения следует руководствоваться Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными приказом Минфина России от 28.12.01 г. № 119н.

Для оформления и учета хозяйственных операций по движению материалов Методическими рекомендациями предусмотрены следующие унифицированные формы первичной учетной документации:

· М-4 «Приходный ордер»

· М-7 «Акт о приемке материалов»

· М-8 «Лимитно-заборная карта»

· М-15 «Накладная на отпуск материалов на сторону»

· М-17 «Карточка учета материалов»

· М-35 «Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разработке и демонтаже зданий и сооружений».

Поступающие в организацию материалы (приобретенные за плату или по договору мены, полученные безвозмездно или в качестве вклада в уставный капитал, изготовленные в самой организации, полученные в результате ликвидации основных средств и т.п.), как правило, направляются на склад организации. Отпуск их непосредственно на производство или на хозяйственные нужды, минуя склад, не рекомендуется.

На материалы, поступающие по договорам купли — продажи, другим аналогичным договорам, организация должна получать от поставщика (грузоотправителя) расчетные и сопроводительные документы.

Расчетные документы (платежные поручения, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы с приложенными к ним сопроводительными документами (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.) передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу), как основание для приемки и принятия к бухгалтерскому учету материалов.

При приемке материалов необходимо произвести следующие действия:

· зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;

· проверить соответствие данных этих документов договорам поставки по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренным договором;

· проверить правильность расчетов в расчетных документах;

· оплатить расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от оплаты;

· определить фактические размеры ответственности в случае нарушения условий договора;

· передать документы в подразделения организации (бухгалтерию, финансовый отдел и т.п.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота в организации.

Для получения материалов со склада поставщика или от организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на получение материалов. Оформление доверенностей производится в порядке, установленном действующим законодательством по формам №М-2 или № М-2а. Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материалов по доверенности носит массовый характер. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена, содержать дату ее выдачи и образец подписи лица, на имя которого выписана. Доверенность выдается обычно сроком на 15 дней.

При приемке материалы подвергаются тщательной проверке на соответствие ассортименту, количеству и качеству. Порядок приема и оприходование поступающих материалов и тары (под материалы) оформляется соответствующими складами, как правило, путем составления приходных ордеров формы № М-4 при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству). Приходный ордер формы № М-4 в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления материалов на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество материалов.

В случае несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, приемку осуществляет приемочная комиссия, которая оформляет акт о приемке материалов по форме № М-7 в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. Акт о приемке материалов служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и/или транспортной организации. В случае составления приемного акта формы № М-7 приходный ордер (форма № М-4) не оформляется. Если в расчетных и сопроводительных документах поставщика указана более крупная (или более мелкая) единица измерения, чем принято в организации, то материалы приходуются в той единице измерения, которая принята в организации. Поступившие материалы должны быть своевременно оприходованы. Приемные акты и приходные ордера должны, как правило, составляться в день поступления соответствующих материалов на склад.

Для принятия к учету материалов, оставшихся от ликвидации основных средств и иного имущества, используется акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35). Материалы, полученные от других организаций (в том числе безвозмездно) и изготовленные в организации, также подлежат принятию на соответствующие склады организации. В первичных учетных документах, отражающих поступление материалов, должны содержаться данные об их количестве и стоимости. Если документ не содержит сведений, необходимых для достоверного учета поступивших материалов, не отвечает требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам, то у бухгалтера нет достаточных оснований для принятия данных материалов к учету.

Первичными учетными документами по отпуску материалов со склада организации в подразделения организации являются лимитно — заборная карта (форма № М-8), требование-накладная (форма № М-11) и накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15). Лимитно — заборная карта предназначена для отпуска материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции, а также для контроля за соблюдением лимитов.

Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер) сроком на один месяц. Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению — потребителю материалов, второй — складу. Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно — заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. При небольших объемах отпуска материалов лимитно — заборные карты могут выписываться на квартал.

Для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами применяется требование-накладная (форма № М-11). Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит основанием для списания ценностей, а второй — основанием для их оприходования.

Для учета отпуска материалов хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям применяется накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15). Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и при предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй — получателю материалов.

Все первичные учетные документы по движению материалов на складах организации должны сдаваться в бухгалтерскую службу в установленные организацией сроки. Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу и законности совершенных операций, а также правильности их оформления.

В этой главе мы рассмотрели основные теоретические вопросы, касающиеся материально — производственных запасов: понятие, классификация, и что не мало важно документальное оформление МПЗ. В следующей главе мы дадим характеристику финансово — хозяйственной деятельности организации ООО «ЦАТ», а также рассмотрим вопросы, связанные непосредственно с бухгалтерским учетом материально — производственных.