Аванс поставщику наличными

Проводки по авансам выданным и авансам полученным

В бухгалтерском учете авансом считается полная или частичная предоплата по заключенной сделке. Как отражаются авансы в бухгалтерском учете, какие проводки формируются при получении аванса от покупателя, а также проводки по авансам выданным рассмотрим далее.

Различие аванса и задатка

Часто аванс путают с задатком. И аванс, и задаток несут одну функцию — предварительной оплаты за товар или услугу, частичной или полной. В законодательстве нет четкого определения, чтобы разделить эти понятия, но по сложившейся практике авансом считается сумма предоплаты, на перечисление которой не было оформлено отдельного соглашения к договору:

Авансы выданные

Аванс выданный — это предоплата поставщику в счет будущих поставок, выполненных работ или услуг. Перечисление аванса для поставщика не означает получения экономической выгоды, так как поставщик по разным причинам может не выполнить обязательства по договору: не отгрузить товар, не оказать услугу. В этом случае аванс возвращается на счет покупателя, если перечислялся через банк, либо в кассу — если получен наличными.

Обязательства возвратить задаток у поставщика в общем случае нет.

Для учета НДС с авансов в плане счетов существует субсчет на 76 счете, чаще всего его код 76.АВ.

Покупатель может принять НДС к вычету только при соблюдении следующих условий:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

  • Бесплатный видео самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3 и 8.2;
  • Самоучитель по новой версии 1С ЗУП 3.0;
  • Хороший курс по 1С Управление торговлей 11.
  • Наличие в договоре условия об авансе;
  • Документы, подтверждающие перечисление предоплаты;
  • Поставка товаров (услуг и пр.) предназначается для использования в облагаемой НДС деятельности;
  • Наличие СФ поставщика с выделенным налогом.

Покупатель не имеет права принять НДС к вычету, если не соблюдены все вышеперечисленные условия. Принятие к вычету НДС — это не обязанность, а право организации-покупателя.

Если организация решает использовать вычет НДС с аванса выданного, то после оказания услуги и закрытия этого аванса, она будет обязана этот НДС восстановить в бюджет.

Допустим, ООО «Альтависта» перечисляет компании «Д&Д» аванс в размере 23 600 руб. (включая НДС). Затем ООО «Альтависта» получает от этого поставщика товар на сумму 23 600 руб.

Ставка и размер НДС входящего указываются в счете-фактуре поставщика.

Бухгалтерская отчетность: все, что должен знать бухгалтер для правильной работы

Как отразить выданные авансы

Чтобы учесть суммы авансов, к счету 60 необходимо открыть отдельный субсчет «Расчеты по авансам выданным».

Выданный аванс отражается так:

Дебет 60, субсчет «Расчеты по авансам выданным», Кредит 50 (51, 52. )

— выдан аванс поставщику (подрядчику).

Сумму выданных авансов, не погашенную на конец отчетного периода, отражают по строке 230 или 240 баланса.

При поступлении материальных ценностей (приемке выполненных работ, оказанных услуг), в счет которых был перечислен аванс, в учете делаются записи:

Дебет 08 (10, 20, 26, 41. ) Кредит 60

— оприходованы материальные ценности (приняты выполненные работы, оказанные услуги), в счет оплаты которых ранее был перечислен аванс;

Дебет 19 Кредит 60

— учтена сумма НДС на основании счета-фактуры поставщика (подрядчика);

Дебет 60 Кредит 60, субсчет «Расчеты по авансам выданным»

Пример. В декабре отчетного года ЗАО «Актив» перечислило ООО «Пассив» аванс в сумме 118 000 руб. (в том числе НДС — 18 000 руб.). Аванс был перечислен в счет предстоящей поставки материалов. На конец года материалы поставлены не были. Бухгалтер «Актива» должен сделать проводки:

Дебет 60, субсчет «Расчеты по авансам выданным», Кредит 51

— 118 000 руб. — перечислен аванс поставщику.

В годовом балансе «Актива» по строке 240 указывается сумма задолженности поставщика в размере 118 000 руб.

После поступления материалов в учете «Актива» делаются проводки:

Дебет 10 Кредит 60

— 100 000 руб. (118 000 — 18 000) — оприходованы поступившие материалы;

Дебет 19 Кредит 60

— 18 000 руб. — учтен НДС по оприходованным материалам;

Дебет 60 Кредит 60, субсчет «Расчеты по авансам выданным»

— 118 000 руб. — зачтен аванс;

Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС», Кредит 19

— 18 000 руб. — произведен вычет по НДС.

После этого задолженность «Пассива» в балансе фирмы не отражается.

Возможна другая ситуация. С 1 января 2009 г. покупатель, который перечислил аванс, может принять к вычету НДС, не дожидаясь момента, когда поставщик отгрузит товар.

Для того чтобы принять к вычету сумму НДС необходимо иметь документы, которые установлены п. 9 ст. 172 Налогового кодекса:

— счет-фактура на сумму аванса;

— документы, которые подтверждают перечисление аванса;

— наличие договора, который предусматривает перечисление предоплаты.

После отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг, передачи имущественных прав) продавец должен выставит покупателю счет-фактура на полную сумму. Покупатель принимает к вычету полную сумму, но в этом же квартале НДС, принятый к вычету с аванса, он должен восстановить (пп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ). Восстановить налог необходимо и в том случае, если договор будет расторгнут и поставщик вернет аванс, с которого ранее был принят вычет по НДС.

Пример. ЗАО «Актив» и ООО «Пассив» заключили договор на поставку материалов. По условиям договора «Актив» перечисляет «Пассиву» аванс под предстоящую поставку материалов в сумме 118 000 руб. (в том числе НДС — 18 000 руб.). После отгрузки материалов «Актив» должен перечислить оставшуюся сумму 236 000 (в том числе НДС 36 000 руб.). Общая стоимость материалов составляет 354 000 (в том числе НДС — 54 000).

Бухгалтер «Актива» должен сделать следующие проводки:

Дебет 60, субсчет «Авансы выданные», Кредит 51

— 118 000 руб. — перечислена предоплата поставщику;

Дебет 68 Кредит 76, субсчет «НДС с авансов выданных»

— 18 000 руб. — принят к вычету НДС с аванса согласно счету-фактуре «Пассива».

После получения материалов:

Дебет 10 Кредит 60, субсчет «Расчеты по полученным материалам»

— 300 000 руб. — оприходованы материалы;

Дебет 19 Кредит 60, субсчет «Расчеты по полученным материалам»

— 54 000 руб. — отражен входной НДС по полученным материалам;

Дебет 60, субсчет «Расчеты по полученным материалам», Кредит 60, субсчет «Авансы выданные»

— 118 000 руб. — зачтен аванс;

Дебет 76, субсчет «НДС с авансов выданных», Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДС»;

— 18 000 руб. — восстановлен НДС, принятый к вычету с перечисленного аванса;

Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС», Кредит 19

— 54 000 руб. — принят к вычету НДС с полученных материалов, согласно счету-фактуре «Пассива»

Погашение или списание дебиторской задолженности

Погашение дебиторской задолженности производится в порядке, определенном договором.

При поступлении от покупателя (заказчика) денег в оплату задолженности сделайте проводку:

Дебет 50 (51, 52. ) Кредит 62

— поступили средства от покупателя (заказчика) в оплату продукции, товаров, работ, услуг.

Как учесть списание задолженности

Вы должны списать непогашенную дебиторскую задолженность:

— если истек срок исковой давности (три года с того момента, как должник должен был исполнить свои обязательства, но не сделал этого);

— если вам стало известно о том, что долг не реален для взыскания (например, должник обанкротился или ликвидирован).

Обратите внимание: исключения вашего должника из ЕГРЮЛ за отсутствие деятельности еще недостаточно, чтобы вы могли списать его долги (Письмо Минфина России от 27 июля 2005 г. N 03-01-10/6-347).

Сумму списанной задолженности в бухгалтерском учете отражают в составе прочих расходов.

Списание задолженности отразите проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 62

— списана задолженность покупателя (заказчика).

Списанную задолженность нужно учитывать на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет. Поэтому после ее списания сделайте запись:

— дебиторская задолженность учтена на забалансовом счете.

После списания или погашения задолженности по строке 230 или 240 баланса ее не отражают.

Как списать задолженность

за счет резерва по сомнительным долгам

Если фирма определяет выручку по методу начисления, списать просроченную дебиторскую задолженность она может и за счет резерва по сомнительным долгам (если его создание предусмотрено учетной политикой).

Создание резерва отражают в учете проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 63

— создан резерв по сомнительным долгам.

В бухгалтерском балансе сумму образованного резерва сомнительных долгов отдельно не показывают. На эту сумму уменьшают дебиторскую задолженность, по которой создан резерв. При этом никакие дополнительные проводки в учете не делают. Таким образом, данные о дебиторской задолженности по счетам бухгалтерского учета не будут совпадать с данными баланса.

Отдельно сумму образованного резерва сомнительных долгов отражают по строке 100 «Прочие расходы» Отчета о прибылях и убытках (форма N 2).

Пример. Дебиторская задолженность фирмы, отраженная по счету 62, по состоянию на 31 декабря отчетного года составляет 240 000 руб. Срок погашения этой задолженности не превышает 12 месяцев после отчетной даты. Учитывая вероятность погашения долга, предприятие создало резерв сомнительных долгов в сумме 60 000 руб. (то есть на часть долга).

В бухгалтерской отчетности за отчетный год данные о резерве сомнительных долгов будут отражены так:

В бухгалтерском балансе:

(платежи по которой ожидаются в

течение 12 месяцев после

в том числе покупатели и

В Отчете о прибылях и убытках:

За аналогичный период

Списание нереальной для взыскания задолженности, по которой ранее был создан резерв, отразите так:

Дебет 63 Кредит 62 (76. )

— нереальный для взыскания долг списан за счет резерва.

Одновременно сумму списанного долга вам нужно отнести на забалансовый счет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов»:

— учтена сомнительная задолженность.

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности требует, чтобы неиспользованные суммы резерва, созданного в предыдущем году, присоединялись к прибыли отчетного периода:

Дебет 63 Кредит 91-1

— неиспользованная сумма резерва по сомнительному долгу отнесена на финансовые результаты.

По правилам налогового учета резерв присоединяется к прибыли, если по итогам инвентаризации дебиторской задолженности, проведенной в конце отчетного или налогового периода, организация может создать резерв в сумме меньшей, чем остаток неизрасходованного резерва.

К прибыли присоединяется разница между остатком резерва и той суммой, на которую организация может создать резерв по итогам инвентаризации. Эта разница включается в состав внереализационных доходов.

Может возникнуть ситуация, когда, согласно Налоговому кодексу, вы можете перенести сумму неиспользованного резерва на следующий год, а согласно требованиям бухгалтерского учета, резерв должен быть присоединен к прибыли отчетного года. В этой ситуации можно дать такой совет.

31 декабря отчетного года проведите инвентаризацию дебиторской задолженности. По итогам инвентаризации руководитель должен принять решение о создании резерва на ту сумму, которая может быть перенесена на следующий год по правилам налогового учета. В этом случае отражать в бухгалтерском учете списание всей суммы резерва не нужно.

Пример. ЗАО «Актив» определяет выручку от реализации для целей налогообложения по методу начисления. В учетной политике «Актива» записано, что организация создает резервы по сомнительным долгам в порядке, предусмотренном Налоговым кодексом. По итогам инвентаризации на 30 сентября отчетного года была выявлена задолженность покупателей за отгруженную продукцию, числящаяся на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»:

— по расчетам с ООО «Импульс» — 60 000 руб. (задолженность просрочена на 1060 дней);

— по расчетам с ООО «Зенит» — 30 000 руб. (задолженность просрочена на 95 дней).

В состав резерва по сомнительным долгам включается дебиторская задолженность:

— ООО «Импульс» — в сумме 60 000 руб.;

— ООО «Зенит» — в сумме 30 000 руб.

Общая сумма резерва составит 90 000 руб. (60 000 + 30 000). Предположим, что она не превышает максимальной суммы резерва (10% от выручки), который может создать «Актив».

30 сентября бухгалтер «Актива» сделал проводку:

Дебет 91-2 Кредит 63

— 90 000 руб. — создан резерв по сомнительным долгам.

В IV квартале отчетного года произошли следующие события:

— истек срок исковой давности по задолженности «Импульса»;

— «Зенит» погасил свою задолженность на сумму 10 000 руб.

Бухгалтер «Актива» должен сделать следующие проводки:

Дебет 63 Кредит 62

— 60 000 руб. — задолженность «Импульса» списана за счет образованного резерва;

— 60 000 руб. — задолженность «Импульса» учтена на забалансовом счете;

Дебет 51 Кредит 62

— 10 000 руб. — поступили денежные средства от «Зенита».

По состоянию на 31 декабря отчетного года в учете «Актива» будут числиться:

— дебиторская задолженность «Зенита» на сумму 20 000 руб. (задолженность просрочена на 187 дней);

— остаток резерва по сомнительным долгам в сумме 30 000 руб. (90 000 — 60 000).

По Налоговому кодексу на следующий год может быть перенесен резерв в сумме 20 000 руб.

По итогам инвентаризации, проведенной по состоянию на 31 декабря отчетного года, руководителю организации следует принять решение о создании резерва на эту же сумму.

В этой ситуации сумма резерва, которая превышает 20 000 руб., должна быть списана.

Бухгалтер «Актива» должен сделать запись:

Дебет 63 Кредит 91-1

— 10 000 руб. (30 000 — 20 000) — неиспользованная сумма резерва по сомнительным долгам отнесена на финансовые результаты.

Строка 250 «Краткосрочные финансовые вложения»

По строке 250 отражают вложения фирмы в акции, облигации и другие ценные бумаги, осуществленные на срок не более одного года. Здесь также указывают сумму займов, предоставленную другим организациям на срок менее 12 месяцев.

Если ваша фирма приобретает ценные бумаги или осуществляет финансовые вложения на срок, превышающий один год, то данные по таким вложениям отражают по строке 140 баланса.

Краткосрочные финансовые вложения фирмы учитывают на счете 58 «Финансовые вложения».

Чтобы получить данные о краткосрочных и долгосрочных вложениях, к субсчетам счета 58 следует открыть субсчета второго порядка. Например, к субсчету 58-3 «Предоставленные займы» — субсчета 58-3-1 «Краткосрочные займы» и 58-3-2 «Долгосрочные займы».

Таким образом, в строке 250 баланса вы должны показать дебетовое сальдо по соответствующим «краткосрочным» субсчетам счета 58 «Финансовые вложения» за вычетом кредитового сальдо по счету 59 «Резервы под обесценение вложений в ценные бумаги» (если такой резерв создавался фирмой).

Строка 260 «Денежные средства»

По строке 260 баланса указывают денежные средства, которыми располагает фирма по состоянию на конец отчетного периода.

Так, здесь отражают:

— деньги в кассе фирмы, а также стоимость денежных документов (например, почтовых марок, оплаченных проездных билетов и путевок и т.д.), то есть дебетовое сальдо по счету 50 «Касса»;

— деньги на расчетных счетах в банке (дебетовое сальдо по счету 51 «Расчетные счета»);

— деньги в иностранной валюте, находящиеся на валютных счетах в банках (дебетовое сальдо по счету 52 «Валютные счета»);

— прочие денежные средства (например, деньги, находящиеся на специальных счетах в банках, переводы в пути и т.д.), то есть дебетовое сальдо по счету 55 «Специальные счета в банках» и счету 57 «Переводы в пути».

Как учесть деньги в кассе

В строке 260 указывается остаток наличных денежных средств (как в рублях, так и в иностранной валюте) в кассе фирмы.

Сумма наличных денег, которую можно оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе.

Лимит устанавливает банк, обслуживающий организацию. Он согласовывается банком с руководителем организации и при необходимости может быть пересмотрен.

Сверх лимита разрешается хранить в кассе наличные деньги, предназначенные только для выплаты зарплаты и пособий. Но даже в этом случае срок хранения сверхлимитной наличности не может превышать трех рабочих дней (включая день получения денег в банке), а для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера, — пяти дней.

Если у организации несколько расчетных счетов в разных банках, то лимит может быть установлен в любом из них. После того как лимит будет установлен, письменно сообщите об этом в другие банки. Если лимит остатка наличных денег не согласован с банком, он считается равным нулю. В этом случае организация обязана сдавать в банк всю денежную наличность.

Если вы оставите в кассе наличные деньги свыше установленного лимита, ваша организация может быть оштрафована. Сумма штрафа — от 40 000 до 50 000 руб. За это же нарушение на руководителя вашей организации может быть наложен административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Остаток денежных средств в кассе определяется на конец рабочего дня после отражения всех проведенных операций в кассовой книге и указывается в строке «Остаток на конец дня» кассовой книги.

Некоторые фирмы в нарушение установленного порядка отражают операции с денежными средствами в кассовой книге не за каждый день, а суммарно за какой-либо период времени (декаду, месяц). При этом на листе кассовой книги указывается, например: «Касса за 1 — 10 августа 2009 г.».

Многие бухгалтеры полагают, что если остаток на конец 10 августа не превышает установленного лимита, то нарушений в порядке ведения кассовых операций организация не допускает. Однако при проверках таких предприятий очень часто выявляется превышение лимита в какой-либо из дней с 1 по 10 августа.

Пример. Лимит остатка наличных денежных средств, установленный банком, составляет 1000 руб. Остаток средств в кассе на 1 августа составил 200 руб. При этом за период с 1 по 10 августа были произведены следующие операции по кассе:

— 1 августа — оприходована выручка, поступившая от покупателей, в размере 2000 руб., и выданы средства под отчет в сумме 2100 руб.;

— 2 августа — получены средства из банка на хозяйственные нужды в размере 5000 руб.;

— 4 августа — выданы средства под отчет в сумме 5000 руб.;

— 8 августа — получена выручка от покупателей в размере 10 000 руб.;

— 10 августа — денежные средства в размере 9100 руб. внесены на расчетный счет. Остаток наличных денежных средств на 10 августа составил 1000 руб. Заполнив кассовую книгу сразу за период с 1 по 10 августа, бухгалтер считает, что так как остаток средств на 10 августа не превышает установленного лимита, то нарушений в порядке ведения кассовых операций не было.

Однако, заполняя книгу в соответствии с установленным порядком, то есть за каждый день, в котором осуществлялись операции (за 1, 2, 4, 8 и 10 августа), бухгалтер выявил бы, что остаток средств составил:

— на конец 2 августа — 5100 руб. (превышение лимита со 2 по 4 августа — 4100 руб.);

— на конец 8 августа — 10 100 руб. (превышение лимита с 8 по 9 августа — 9100 руб.). Если это нарушение будет выявлено банком или налоговой инспекцией, на организацию и ее руководителя может быть наложен штраф.

Порядок ведения кассовых операций запрещает использовать наличную выручку без согласования с банком. Но даже и после такого согласования организация может расходовать поступившие деньги лишь на «оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения» (п. 7 Порядка ведения кассовых операций).

Однако никакой ответственности за нарушение этого требования законодательство не предусматривает.

Поэтому, если в кассе скопилась сверхлимитная наличность, а деньги сдать в банк по тем или иным причинам нельзя, их можно выдать под отчет работникам. В дальнейшем эти деньги можно либо использовать на приобретение товарно-материальных ценностей, либо вернуть в кассу.

Выдавая деньги из кассы, помните о предельном размере расчетов наличными. Расчеты наличными деньгами между организациями ограничены. Предельный размер расчетов наличными деньгами по одному договору между фирмами, фирмами и предпринимателями составляет 100 000 руб.

Организация, нарушившая установленный лимит расчетов наличными, может быть оштрафована. Сумма штрафа — от 40 000 до 50 000 руб. За это же нарушение на руководителя вашей организации может быть наложен административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Пример. Если вы заплатите поставщику наличными по одному договору 100 001 руб. (при лимите расчетов 100 000 руб.), вашу организацию могут оштрафовать.

Если же вы внесете сумму, превышающую 100 000 руб., не по одному, а по двум разным договорам (например, по одному договору 100 000 руб., а по второму — 1 руб.), никакого нарушения не будет.

Учет кассовых операций с рублями

Приход наличных денег в кассу отражается по дебету счета 50 «Касса» на основании приходного кассового ордера.

Деньги, снятые с расчетного счета, должны быть оприходованы проводкой:

Дебет 50 Кредит 51

— поступили с расчетного счета денежные средства в кассу организации.

Расход наличных из кассы отражается по кредиту счета 50. Операции по расходованию денежных средств отражают записью:

Дебет 70 (71. ) Кредит 50

— выдана работникам заработная плата (подотчетные суммы).

Учет кассовых операций с иностранной валютой

Наличная иностранная валюта, полученная в банке, может использоваться только на оплату командировочных расходов по загранкомандировкам.

Стоимость денежных знаков, выраженная в иностранной валюте, для отражения в бухгалтерской отчетности подлежит пересчету в рубли по официальному курсу Банка России.

Такой пересчет проводят:

— на дату оприходования или выдачи из кассы иностранной валюты;

— на дату составления бухгалтерской отчетности.

Также пересчет наличной иностранной валюты в рубли может проводиться по мере изменения курсов иностранных валют, котируемых Банком России.

Если курс валюты с момента ее оприходования в кассу до момента ее выдачи или до даты составления бухгалтерской отчетности изменился, в учете возникают курсовые разницы.

Пример. ООО «Пассив» 28 декабря отчетного года получило в банке наличную иностранную валюту в сумме 3500 долл. США. Валюта предназначена для оплаты командировочных расходов.

Официальный курс доллара США, установленный Банком России, составил:

— на день оприходования валюты в кассу — 30 руб/USD;

— на 31 декабря отчетного года (дату составления отчетности) — 30,08 руб/USD.

Бухгалтер «Пассива» сделал записи:

Дебет 50 Кредит 52

— 105 000 руб. (3500 USD x 30,0 руб/USD) — оприходована наличная валюта;

Дебет 50 Кредит 91-1

— 280 руб. ((30,08 руб/USD — 30 руб/USD) x 3500 USD) — отражена положительная курсовая разница.

В годовом балансе по строке 260 указывают сумму денег в кассе в размере 105 280 руб. (105 000 + 280).

Официальный курс доллара США, установленный Банком России, составил (цифры условные):

— на день оприходования валюты в кассу — 30,08 руб/USD;

— на 31 декабря отчетного года (дату составления отчетности) — 30 руб/USD x Бухгалтер «Пассива» сделал записи:

Дебет 50 Кредит 52

— 105 280 руб. (3500 USD x 30,08 руб/USD) — оприходована наличная валюта;

Дебет 91-2 кредит 50

— 280 руб. ((30,08 руб/USD — 30 руб/USD) x 3500 USD) — отражена отрицательная курсовая разница.

В годовом балансе по строке 260 указывают сумму денег в кассе в размере 105 000 руб. (105 280 — 280).

Возникшую курсовую разницу следует отразить в кассовой книге.

Появление курсовой разницы не является поступлением или расходованием валюты. Это лишь рост (уменьшение) рублевого эквивалента с ростом (падением) курса доллара по отношению к рублю. Поэтому на сумму образовавшейся курсовой разницы заполняют мемориальный ордер, на основании которого кассир делает соответствующую запись в кассовой книге. При росте курса иностранной валюты на сумму курсовой разницы делается запись в графе кассовой книги «Приход», при его падении — в графе «Расход».

Учет денежных документов

В кассе организации могут храниться не только наличные деньги, но и денежные документы (например, почтовые марки, оплаченные авиабилеты, проездные билеты, оплаченные путевки, приобретенные за счет средств социального страхования).

По строке 260 баланса отражают номинальную стоимость почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов, оплаченных путевок в дома отдыха и санатории и других денежных документов, числящихся в бухгалтерском учете по состоянию на отчетную дату.

Для учета денежных документов, которые хранятся в кассе, к счету 50 открывают отдельный субсчет 50-3 «Денежные документы».

Пример. 30 декабря отчетного года ЗАО «Актив» приобрело 10 путевок в санаторий сроком на 24 дня. Стоимость одной путевки составляет 12 000 руб. Бухгалтер «Актива» сделал следующие проводки:

Дебет 76 Кредит 51

— 120 000 руб. (12 000 руб. x 10 шт.) — перечислены деньги санаторию в оплату путевок;

Дебет 50-3 Кредит 76

— 120 000 руб. — оприходованы путевки в кассу организации. Стоимость путевок в размере 120 000 руб. отражают по строке 260 баланса за отчетный год.

Как учесть деньги на расчетном счете

Сумму денег на расчетном счете указывают в балансе на основании банковской выписки, полученной на конец отчетного периода.

Как правило, фирма получает такие выписки ежедневно или в другие согласованные с банком сроки. К выписке прилагают документы, на основании которых происходит списание или зачисление средств на расчетный счет. Деньги, поступающие на расчетный счет, вы должны отразить проводкой:

Дебет 51 Кредит 62 (76. )

— поступили на расчетный счет денежные средства.

Некоторые банки выплачивают организациям вознаграждение за использование средств (проценты на остаток денежных средств), которые остаются на расчетных счетах этих организаций. Если ваш банк выплатил вам такое вознаграждение, отразите поступившую сумму как прочие доходы. Для этого сделайте в учете запись:

Дебет 51 Кредит 91-1

— начислен банком процент на остаток средств на расчетном счете.

Деньги, списанные с расчетного счета, необходимо учесть по кредиту счета 51:

Дебет 60 (76. ) Кредит 51

— списаны с расчетного счета денежные средства.

Суммы, которые ваша организация платит банку за расчетно-кассовое обслуживание, выдачу наличных денег и проведение других операций, учитывайте как прочие расходы.

Для этого сделайте запись:

Дебет 91-2 Кредит 51

— учтены расходы на оплату услуг банка согласно договору на расчетно-кассовое обслуживание.

Банк может списать деньги с расчетного счета только по вашему поручению или с вашего согласия.

Без вашего согласия (в бесспорном порядке) банк может списать с расчетного счета недоимки, пени и штрафы по требованию налоговой инспекции или по решению суда.

Если при проверке банковской выписки вы обнаружили, что какая-то сумма списана с расчетного счета ошибочно, немедленно сообщите об этом в операционный отдел банка. Пока причины ошибки не будут выяснены, спорную сумму отнесите в дебет счета 76-2 «Расчеты по претензиям».

В учете эту операцию отражают записью:

Дебет 76-2 Кредит 51

— отражена сумма, ошибочно списанная с расчетного счета.

Эту сумму указывают не по строке 260, а по строке 240 баланса.

Как учесть деньги на валютных счетах

Для правильного учета операций с иностранной валютой к счету 52 следует открыть субсчета:

— 52-1 «Валютные счета внутри страны»;

— 52-2 «Валютные счета за рубежом».

К субсчету 52-1 открывают субсчета второго порядка: — 52-1-1 «Текущий валютный счет»; — 52-1-2 «Транзитный валютный счет»;

Открыть счета в банке можно в различных валютах (долларах США, евро и др.). Операции по каждому виду валюты учитывают отдельно.

В строке 260 отражают остатки денежных средств по всем субсчетам, открытым к счету 52 на конец отчетного периода.

Порядок отражения операций, связанных с покупкой валюты, зависит от целей, на которые ее приобретают.

Обычно фирмы покупают валюту:

— для оплаты импортного контракта;

— на другие цели (оплату командировочных расходов, выплату заработной платы сотрудникам зарубежного представительства, погашение кредитов, полученных в иностранной валюте, и т.д.).

Покупка валюты для оплаты импорта

Чтобы купить валюту, вы должны перечислить банку определенную сумму в рублях.

Деньги следует перечислить «с запасом», если считать по официальному курсу Банка России. Дело в том, что обычно коммерческие банки покупают валюту на бирже, а биржевой курс, как правило, выше курса Банка России.

Перечисление денег на покупку валюты отразите проводкой:

Дебет 57 Кредит 51

— перечислены средства для покупки валюты.

После того как банк приобретет безналичную иностранную валюту и зачислит ее на ваш текущий валютный счет, сделайте проводку:

Дебет 52-1-1 Кредит 57

— приобретенная банком валюта зачислена на текущий валютный счет.

За проведение операции по покупке валюты банк удерживает комиссионное вознаграждение. В бухгалтерском учете сумма комиссионного вознаграждения может быть включена в стоимость приобретаемых материальных ценностей.

При этом делается проводка:

Дебет 08 (10, 15, 41) Кредит 51 (52-1-1, 57)

— комиссионное вознаграждение, удержанное банком за проведение операции по покупке валюты для оплаты импортируемых ценностей, отнесено на увеличение их стоимости.

Для целей налогового учета сумма комиссионного вознаграждения включается в состав прочих расходов (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если комиссия банка удержана после оприходования имущества или при покупке импортных работ и услуг, ее уплату отразите в учете проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 51

— отражено комиссионное вознаграждение, удержанное банком за проведение операции по покупке валюты для оплаты импортируемых ценностей, работ, услуг.

Купленную валюту вы должны учесть по официальному курсу Банка России, который действует на дату поступления денег.

Однако курс иностранной валюты, по которому она покупается банком, как правило, отличается от официального курса.

Возникающая разница называется финансовым результатом от покупки валюты.

Если официальный курс валюты меньше, чем курс, по которому она была куплена банком, то сумма возникшей разницы может быть отнесена к прочим расходам:

Дебет 91-2 Кредит 57

— отражена разница между курсом покупки валюты и официальным курсом Центрального банка РФ.

Для целей налогового учета эта разница включается в состав внереализационных расходов (пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Пример. ООО «Импортер» заключило контракт на покупку материалов на сумму 50 000 долл. США.

«Импортер» подал в банк «Коммерческий» заявку на приобретение валюты и перечислил ему для оплаты контракта 1 700 000 руб.

Банк «Коммерческий» приобрел валюту на бирже по курсу 33 руб/USD. Курс доллара, установленный Банком России, — 32 руб/USD.

Комиссия банка составила 5000 руб.

Бухгалтер «Импортера» сделал проводку:

Дебет 57 Кредит 51

— 1 700 000 руб. — перечислены рубли для покупки валюты. Далее купленную банком валюту нужно зачислить на текущий валютный счет по курсу Банка России (32 руб/USD):

Дебет 52-1-1 Кредит 57

— 1 600 000 руб. (50 000 USD x 32 руб/USD) — купленная валюта зачислена на текущий счет. Так как банк «Коммерческий» приобрел валюту по курсу 33 руб/USD, «Импортеру» нужно отразить разницу между этим курсом и курсом Банка России:

Дебет 91-2 Кредит 57

— 50 000 руб. (50 000 USD x (33 руб/USD — 32 руб/USD)) — отражена разница между курсом Банка России и курсом, по которому банк «Коммерческий» приобрел валюту на бирже;

Дебет 91-2 Кредит 51

— 5000 руб. — удержана комиссия банка;

Дебет 51 Кредит 57

— 50 000 руб. (1 700 000 — 1 600 000 + 50 000) — зачислены на расчетный счет средства, не израсходованные на покупку валюты.

Если официальный курс валюты выше, чем курс, по которому ее купил банк, сумму возникшей разницы отразите в составе прочих доходов:

Дебет 57 Кредит 91-1

— отражена разница между курсом покупки валюты и официальным курсом Банка России.

Аванс поставщику наличными

Учимся оформлять авансовые отчёты на примерах (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0)

По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.

Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).

Итак, начнём

Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:

Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание — по кредиту.

Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:

Работник отчитался об использовании этих средств, например, на оплату общехозяйственных расходов. ну, например, за электричество:

Почему я сказал активов? Всё потому, что выдавать работнику мы можем:

  • Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
  • Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
  • Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)

Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.

Выдача наличных денежных средств из кассы

Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ «Выдача наличных»):

В виде операции указываем «Выдача подотчетному лицу»:

Проводка получилась такой:

Выдача безналичных денежных средств

В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).

В тройке эта операция оформляется обычным документом «Списание с расчетного счета»:

Также не забываем указать в виде операции «Перечисление подотчетному лицу»:

Проводка получилась такой:

Выдача денежных документов

Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.

После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:

При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ «Выдача денежных документов»:

А на закладке «Денежные документы» указывает этот самый билет:

Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):

  • Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации — лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
  • Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
  • В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку — то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.

Сотрудник отчитывается

Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.

Это такая печатная форма в которой указывается:

  • всё, что мы выдали сотруднику под отчёт
  • всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был)
  • к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты. )

Вот вам пример формы АО-1:

Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).

Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ «Авансовый отчет»:

Пробежимся вкратце по его закладкам:

Примеры авансовых отчётов из жизни

Заполняем закладку «Авансы»:

Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1.

Заполняем закладку «Товары» (купили кучу всего и поставили на десятку):

Вот проводки этой закладки:

Заполняем закладку «Оплата»(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс):

Примеры заполнения закладки «Прочее».

Оплата услуг связи:

Оплата объявлений в газете:

Списание суточных и долга за командировочных билетов:

Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26):

Кстати, на закладках «Товары» и «Прочее» присутствует галка «СФ», если её поставить, то по этой строке введётся Счёт-фактура полученная:

Причём она будет привязана прямо к авансовому отчёту:

После заполнения документа «Авансовый отчёт» осталось лишь его распечатать :

Мы молодцы, на этом всё

Кстати, подписывайтесь на новые уроки.

С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора).

Подписывайтесь и получайте новые статьи и обработки на почту (не чаще 1 раза в неделю).

Вступайте в мою группу ВКонтакте, Одноклассниках, Facebook или Google+ — самые последние обработки, исправления ошибок в 1С, всё выкладываю там в первую очередь.

Поставщик пришел за наличными: выдаем деньги правильно

Тему статьи предложила Валентина Владимировна Бондаренко, главный бухгалтер ООО «Аскат», г. Новоалтайск.

Представитель поставщика может прийти к вам в организацию с доверенностью на получение наличных денег по разным причинам. Например, ваш директор подписал договор, по условиям которого водитель-экспедитор поставщика привозит вам товары и тут же получает наличные в их оплату. Или вашему кредитору по каким-то причинам удобнее получить долг наличными. Посмотрим, как оформить выдачу денег.

Подотчетник тут лишний

Многие убеждены, что нельзя оплачивать приобретенные товары (работы, услуги) из своей кассы напрямую представителю поставщика. А если уж представитель явился за наличными, то нужно оформить все так, как будто кассир сначала выдал деньги под отчет какому-либо работнику своей фирмы, потом тот расплатился с поставщиком и составил авансовый отчет.

Выдавать из кассы представителю поставщика можно не больше 100 тыс. руб. по одному договор у п. 6 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У (далее — Указание ЦБ № 3073-У) .

На самом деле никакого нарушения в выдаче денег из кассы сразу представителю поставщика нет. Это соответствует:

  • гражданскому законодательству. Выплата представителю поставщика по имеющейся у него доверенности равнозначна внесению денег непосредственно в кассу поставщика или перечислению на его счет. В результате право поставщика требовать от вас оплату будет прекращено, причем уже в момент выдачи денег из вашей кассы, а не в момент внесения представителем денег в кассу поставщик а ст. 182 ГК РФ; Постановление ФАС МО от 12.11.2012 № А40-24114/12-114-219 ;
  • правилам расчетов наличными. В них выдача денег под отчет и оплата приобретаемых товаров, работ, услуг указаны как две отдельные статьи расходов из касс ы п. 2 Указания ЦБ № 3073-У ;
  • правилам ведения кассовых операций. Они не ограничивают выплаты из кассы выдачей денег только работника м п. 6.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание ЦБ № 3210-У) .

Требуем документы

Передачу денег представителю поставщика важно оформить правильно. Ведь всегда остается риск, что он по каким-либо причинам не довезет деньги до своей кассы. Тогда поставщик будет считать поставку неоплаченной и, скорее всего, станет требовать от вас сумму оплаты и неустойку. Чтобы свести этот риск к минимуму, нужно получить у представителя все необходимые документы и правильно оформить РКО. Вот как это сделать.

Во-первых, потребуйте доверенность на получение именно у вашей организации конкретной суммы по конкретному договору (счету, товарной накладной и т. п.). Ее у представителя нужно взять до выдачи денег и затем приложить к РКО п. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У . Реквизиты доверенности указывайте в строке РКО «Приложение».

Если доверенность оформлена на получение у вас нескольких выплат, ее нужно забрать при первой же выдаче денег. Она должна храниться в вашей организации у кассира. Прикладывайте ее копию к РКО на каждую выплату, а к расходнику на последнюю приложите оригина л п. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У .

Сложнее, если доверенность оформлена на получение нескольких выплат у разных организаций и из-за этого представитель поставщика не хочет оставлять оригинал у вас. Конечно, для соблюдения кассовых правил достаточно, чтобы у вас осталась копия, которая заверена в порядке, определенном руководителем вашей организаци и п. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У . Но соглашаться на это опасно.

Прежде чем выдавать деньги представителю контрагента, проверьте все документы, подтверждающие его полномочия на получение наличных

Без передачи вам доверенности деньги не выдавайте. Она необходима не только для соблюдения правил ведения кассовых операций. Оригинал доверенности понадобится вам:

  • для подтверждения того, что вы оплатили приобретенные товары, работы, услуги надлежащему лицу, — на случай, если поставщик заявит, что не получал от вас оплаты. Ведь если вы не воспользовались своим правом потребовать доказательств того, что выдаете деньги надлежащему лицу, то все риски, связанные с тем, что поставщик не получит оплату, несете именно вы ст. 312 ГК РФ ;
  • для подтверждения оплаты расходов на УСНО и на кассовом методе расчета налога на прибыль. Без доверенности налоговики могут счесть оплату товаров, работ, услуг неподтвержденной и уберут расходы на них из расчета налоговой базы. Ведь РКО подтверждает только выдачу денег из кассы, а доверенность — то, что деньги выданы конкретному поставщику в оплату конкретных товаров, работ, услуг.

Поэтому заранее обговаривайте это с поставщиками, а еще лучше — укажите в договоре, что условием получения денег является передача вам оригинала доверенности.

Доверенность не нужна, если:

  • ваш поставщик — ИП и деньги вы выдаете ему лично;
  • деньги получает руководитель организации-поставщика. Руководитель представляет юрлицо без доверенност и п. 3 ст. 40 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ ; пп. 1, 2 ст. 69 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ .

Во-вторых, представитель поставщика в момент получения от вас денег должен выдать вам кассовый чек п. 1 ст. 2, ст. 1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ . Для этого у него должна быть мобильная ККТ. Но на деле это пока скорее редкость, а чаще бывает по-другому.

СИТУАЦИЯ 1. Поставщик чек ККТ вообще не выдает. За это его могут оштрафоват ь ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ . Но такой штраф — только его проблемы. А означает ли отсутствие чека какие-либо неприятности для вашей организации? Вряд ли.

Для признания расходов по налогу на прибыль и вычета НДС достаточно первички на приобретенные вами товары (работы, услуги) и счета-фактуры.

СОВЕТУЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

В договоры с условием оплаты наличными из кассы лучше включить условие о том, что деньги выдаются только в обмен на чек ККТ. Это позволит без споров с контрагентом и инспекцией списать расходы на упрощенке.

На УСНО и при кассовом методе на ОСНО подтверждением оплаты расходов будут РКО с доверенностью. Оплата — это прекращение такого обязательства приобретателя товаров (работ, услуг) перед их продавцом, которое непосредственно связано с их поставко й п. 3 ст. 273, п. 2 ст. 346.17 НК РФ . Ваше обязательство оплатить товары прекращается, как мы уже сказали, в момент выдачи денег представителю поставщик а п. 1 ст. 182 ГК РФ .

Вместе с тем есть давнее Письмо Минфина, где он говорит, что для подтверждения оплаченных наличными «упрощенных» расходов кассовый чек необходи м Письмо Минфина от 21.02.2008 № 03-11-05/40 . Поэтому нельзя исключать, что ваша ИФНС при проверке снимет расходы, на которые нет чека ККТ.

СИТУАЦИЯ 2. Вы получаете от поставщика чек ККТ, дата на котором не совпадает с датой РКО (то есть с днем выдачи вами денег из кассы), потому что:

  • поставщик выбивает чек на своей стационарной ККТ только тогда, когда его представитель привозит полученные от вас деньги в кассу (а это может произойти и на следующий день). И потом только передает этот чек вашей организации. Это неправильно. Чек должен быть выбит в момент расчета, а расчет происходит не в момент поступления денег в кассу поставщика, а в момент выдачи денег представителю, так как он при этом представляет свою организацию;
  • поставщик выбивает чек заранее, когда отправляет к вам своего представителя, а представитель добирается к вам лишь на следующий день. Налоговики считают, что выбивать чек заранее — нарушение, но опять же не ваше, а продавц а Письмо ФНС от 10.07.2013 № АС-4-2/[email protected] .

Заранее договаривайтесь о том, чтобы вам давали чек ККТ с датой выдачи вами денег. Но если это по каким-то причинам невозможно, то лучше уж чек с «неправильной» датой, чем никакого.

Не нужно требовать от представителя поставщика предоставить квитанцию к ПКО на причитающуюся ему сумму оплаты. Приходный ордер в кассе поставщика должен быть оформлен на вносителя денег, то есть на самого представителя. И квитанция к приходнику должна остаться у него — у вас ее быть не может. К тому же как подтверждение оплаты расходов на УСНО и при кассовом методе на ОСНО квитанция к ПКО вам не нужна.