Как оформить выписку журнала

Оглавление:

Выписка из трудовой книжки

Составление выписки из трудовой книжки происходит в случае, когда владельцу данного документа требуется письменное доказательство о его стаже, опыте или месте работы.

Куда может потребоваться выписка

Обычно выписки требуются в:

  • государственные органы (для установления права того или иного человека на субсидии, льготы и прочие финансовые послабления),
  • банковские структуры (для анализа платежеспособности клиента при выдаче займов и кредитов).

Однако, этими организациями перечень учреждений, которые могут попросить выписку из трудовой не ограничивается – список на самом намного шире. В числе прочего выписка может понадобиться и при трудоустройстве на другую работу в качестве совместителя.

Почему нельзя воспользоваться самой трудовой книжкой

Трудовая книжка бывает на руках у владельца только тогда, когда он находится без работы. При трудоустройстве этот документ передается в отдел кадров предприятия, где в него сначала вносятся все необходимые записи, а затем он включается в личное дело сотрудника. После этого ответственность за содержание и сохранность трудовой книжки переходит на специалиста отдела кадров. Процедура организована именно таким образом потому, что трудовая книжка является документом строгого учета, на основании которого в дальнейшем производится подсчет стажа и начисление пенсии по возрасту.

Чем отличается выписка от копии

Как правило, обыватели редко видят разницу между копией и выпиской. А между тем она, хоть и совсем небольшая, но есть. Копия идентична документу от «А до Я» — иными словами, снимается ведь документ от корки до корки. Выписка же обычно касается какой-то отдельной небольшой части или раздела документа.

Кто делает выписку

Обычно непосредственно выдачей выписок из трудовых книжек занимается:

  • сотрудник отдела кадров,
  • секретарь организации (если эта функция входит в его должностные обязанности),
  • либо сам руководитель.

Кто должен заверять выписку

Выписку может заверить любой ответственный работник компании, уполномоченный на подписание таких копий.

Отсутствие подписи главного руководителя предприятия (директора или генерального директора) не делает выписку недействительной. При этом документ желательно заверять печатью, но также не обязательно, поскольку с 2016 года предприятия и организации освобождены от требования использовать в своей деятельности печати и штампы.

Порядок и сроки выдачи выписки

Если возникла потребность в выписке из трудовой книжки, единственное, что нужно сделать – написать и любым удобным способом передать работодателю заявление в свободной форме на имя руководителя предприятия или ответственного сотрудника.

На основе этого заявления выпускается соответствующий приказ, который служит основанием для выдачи документа.

По закону выписка должна быть готова в течение трех дней с момента написания заявления. При этом работник может указать и другие, более сжатые в сроки, но работодатель не обязан идти ему навстречу. Поэтому если есть какая-то особенная срочность, лучше запастись письменными доказательствами этого и обязательно прикрепить их в виде приложения к заявлению.

Имеют ли право отказать в выписке

Трудовая книжка является собственностью того, на кого она выписана, поэтому в ведении работодателя она находится временно, а именно ровно на тот период, пока между предприятием и сотрудником действует трудовой договор.

Отказать в выписке из трудовой книжки работодатель не может – право работника на ее получение закреплено в трудовом законодательстве РФ.

При его нарушении сотрудник компании может пожаловаться в трудовую инспекцию за восстановлением справедливости.

Сколько раз можно обращаться за выпиской из трудовой книжки

Нормы по количеству обращений за выпиской из трудовой книжки нет, так что каждый сотрудник предприятия может делать это сколько угодно раз и в какое угодно время – работодатель обязан будет каждый раз удовлетворять просьбу работника.

Нужно ли указывать причину получения выписки

Работодатель обязан выдать выписку из трудовой книжки вне зависимости от того, куда и для каких целей она нужна сотруднику.

Более того – он не имеет права требовать с него объяснений. Иными словами, подчиненный может просто попросить предоставления ему выписки безо всяких обоснований и адреса, по которому она требуется.

Нужно ли регистрировать выписку

Любые действия с трудовой книжкой фиксируются в специальном внутреннем журнале учета движения трудовых книжек, в том числе и снятие с них копий и выписок – в журнал вносится дата выписки, а также кому именно она была выдана.

Образец выписки из трудовой книжки

Выписка делается либо вручную, либо копируется через ксерокс, при этом использоваться может как простой лист А4 формата, так и фирменный бланк организации. Вне зависимости от того, в каком режиме она готовится, она обязательно должна быть удостоверена автографом ответственного сотрудника. Обычно выписка умещается на одной странице, но если их несколько, то каждую нужно заверить подписью, пронумеровать и проштамповать.

Выписка обязательно должна содержать в себе следующие сведения:

  • название документа,
  • наименование организации-работодателя,
  • должность ответственного лица,
  • фамилию, имя, отчество ответственного лица, который ее сделал,
  • данные о владельце трудовой книжки (т.е. того, кому собственно требуется выписка): его фамилию-имя-отчество, дату рождения и сведения об образовании и профессии.
  • номер трудовой книжки,
  • дату начала ее ведения.

Остальная информация зависит от того, для какой именно надобности она сделана, при этом обязательно следует поставить отметку о том, что «Данный работник трудится в компании до настоящего времени».

В завершение под выпиской обязательно должна стоять подпись ответственного лица с расшифровкой.

Выписка из приказа

Ситуации, когда сторонней организации или какому-либо должностному лицу требуется предъявить внутренний приказ предприятия, встречаются не так уж и редко. Но поскольку сам приказ изъять для таких целей невозможно, то в подобных случаях используются специальные выписки, дословно его цитирующие.

То есть, по сути дела, выписка – это документ, в который вносится выдержка или фрагмент какой-либо части приказа, содержащий только разрешенную к разглашению информацию.

Также выписки используются тогда, когда оригинал приказа слишком объемен и его полное использование невозможно или неуместно.

Право за запрос выписки закреплено законодательством РФ – предприятия и организации не могут отказать в ее выдаче.

Закон регламентирует и сроки выдачи данного документа: не более трех дней.

Назначение выписки

Структурные подразделения и разные отделы компаний всегда так или иначе связаны между друг другом. Поэтому документация одной службы часто может быть востребована и в другой. В качестве иллюстрации может служить пример того, что для начисления зарплаты сотрудникам бухгалтерии требуется выписка из приказа по основной деятельности предприятия, ровно как и инспектору кадрового отдела нужна выписка из приказа о приеме на работу для оформления личного дела сотрудника.

Также довольно часто выписки приказов используются для предъявления в надзорные и контролирующие органы, судебные инстанции, государственные и социальные службы.

Чем отличается выписка от копии

Кому-то может показаться, что выписка и копия приказа – это одно и то же. Это не совсем так. В копии отражается полное содержание документа. Выписка же обычно касается только какой-то конкретной его части. Кроме того, копии не всегда заверяются, а вот выписки всегда должны быть удостоверены подписью ответственного сотрудника. С юридической же точки зрения копия и выписка абсолютно равнозначны.

Как получить выписку из приказа

Просто так выписку, конечно, никто никому не даст. Прежде чем ее получить, требуется составить письменное заявление, в котором необходимо указать, из какого именно приказа нужна выписка и для каких целей. Затем заявление желательно завизировать у секретаря организации (на тот случай, если возникнут какие-либо разногласия по части выдачи документа).

Следует отметить, что выписки могут запрашиваться как из действующих приказов, так и из тех, которые уже ушли в архив компании.

Правила составления выписки из приказа

Выписка из приказа, ровно как и сам приказ не имеет стандартного унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому оформлять его можно в свободном виде. Довольно часто предприятия используют специальные шаблоны, разработанные внутри компании (они обязательно должны быть учтены в учетной политике организации). Но, вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, важное условие: в документе всегда должно быть указано

  • название фирмы,
  • дата и место составления выписки,
  • подпись ответственных сотрудников, которые таким образом заверяют то, что сведения, внесенные в выписку верны.

Удостоверять документ печатью необязательно, поскольку, с 2016 года юридические лица могут не использовать в своей работе печати и штампы (единственный нюанс — государственные и банковские организации довольно часто по инерции продолжают требовать наличие оттиска на документе, поэтому если печать есть, воспользоваться ею лишним не будет).

Сам текст выписки должен в точности копировать содержание приказа, никакие изменения и корректировки в нем совершенно недопустимы.

Выписка может быть оформлена как от руки, так и напечатана на компьютере, ее можно также отсканировать и распечатать или отксерокопировать, главное – наличие «живого» автографа. В качестве формы может быть использован фирменный бланк компании или же простой лист А4 формата – это значения не имеет, однако первый вариант удобнее, поскольку он изначально содержит в себе все необходимые реквизиты.

Фиксировать факт выдачи выписки во внутреннем журнале учета документов не обязательно, но желательно.

Оформление выписки из книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Добрый день! Как правильно оформить выписку из книги учета движения трудовых книжек с отметкой о получении трудовой книжки уволенного сотрудника? Сделать копию этого листа и заверить?

Ну мало ли, что он хочет, да еще в трехдневный срок. Если подает в суд, то дайте минимум, суд потом запросит.

Вы дали ссылку, в которой указывается на обязанность предоставить запрашиваемые документы

А что означает Ваше :Ну мало ли, что он хочет, да еще в трехдневный срок»?

А Как насчет такого определения?

И не одно, кстати

Я уже не стала ссылки бросать, но нашла еще два, одно из них от 2015-го года

Вообще изначально возникает вопрос в обоснованности предоставления сведений подобных работнику. Другое дело если запросит суд, ГИТ или иные полномочные органы.
Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Т.е. документы должны быть непосредственно связаны с работой данного работника(сотрудника). Выписка или копия журнала, таковой однозначно не является, т.е. непосредственно с работой не связаны. Они лишь подтверждают факты регистрации ТК работника в установленном порядке и подтверждает факт выдачи ТК при увольнении для работодателя.
«Как правильно оформить выписку из книги учета движения трудовых книжек с отметкой о получении трудовой книжки уволенного сотрудника?» — выписка обычно делается на фирменном бланке работодателя, далее переносится табличка с графами журнала, заполняется в соответствии с ним и заверяется уполномоченным на это лицом.
«Сделать копию этого листа и заверить?» — а это уже другой вид документа, это будет именно заверенная копия листа(ов) журнала.
Так что это абсолютно 2 разных вида документов.
Если подобное запросил работник, то лично я бы однозначно ОБОСНОВАННО отказал бы в письменном виде.

Как оформить выписку из документа по запросу сотрудника?

Вопрос-ответ по теме

Как оформить выписку из документа по запросу сотрудника?

Помимо копии документа, сотрудник может запросить выписку из него (ст. 62 ТК, п. 7 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Выписка отражает часть текста или полное содержание подлинника.

Как правило, выписку оформляют в случаях, когда изготовление копии:

  • невозможно — например, документ содержит конфиденциальную информацию;
  • нецелесообразно — например, документ имеет большой объем и полностью не нужен.

На практике выписку чаще всего оформляют из приказа, который содержит сведения о нескольких сотрудниках.

Закон не определяет требования к оформлению выписки. Как правило, ее составляют на фирменном бланке организации.

В качестве наименования укажите «Выписка из» и следом приведите наименование, дату и номер документа, на основе которого ее оформляете. Например, «Выписка из приказа о приеме сотрудников на работу от 03.04.2017 № 56-к».

Далее воспроизведите оригинальный текст полностью или частично.

Под текстом укажите должность лица, подписавшего подлинник документа, его инициалы и фамилию. Личная подпись этого лица не нужна.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Чтобы выписка имела юридическую силу, заверьте ее. Сделайте это так, как обычно заверяете копию документа. Особого порядка заверения выписки нет (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30–2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.032003 № 65-ст).

Выписка из приказа о приеме на работу

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

ВАЖНО В СЕНТЯБРЕ

  • Изменения трудового законодательства 2018: последние новости
  • МРОТ в России с 1 мая 2018 года: Таблица по регионам
  • Таблица норм рабочего времени на 2018 год
  • Интерактивный рабочий календарь на 2018 год
  • Идеальный график отпусков
  • Штатное расписание на 2018 год
  • Табель учета рабочего времени
  • Компенсации при сокращении
  • Дополнительный отпуск
  • Испытательный срок при приеме на работу в 2018 году
  • Прием на работу иностранных граждан в 2018 году
  • Отгул: предоставление, оформление, оплата
  • Все о трудовых книжках
  • Заявление о приеме на работу
  • Как обрабатывать персональные данные

© 2011–2018 ООО «МЦФЭР»

Журнал «Справочник кадровика» — сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом.

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Справочник кадровика».

Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Настоящий сайт не является средством массовой информации. В качестве печатного СМИ журнал «Справочник кадровика» зарегистрирован Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор),свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

Как оформить выписку из журнала входящей корреспонденции, если он ведется в журнале Excel?

Бумажную выписку / копию электронного документа просто оформить и удостоверить. Только для официального удостоверения необходимо проверить, в каком регламентирующем документе организации закрепляется порядок регистрации поступающих документов в форме простой электронной таблицы Excel, внесено ли название и электронная форма представления этого журнала в номенклатуру дел, как контролируются права доступа к нему. То есть этот журнал, который ведется по годам в форме таблицы Excel, должен быть официальным документом организации.

Далее необходимо четко определить, какая инстанция, какой контролирующий и регулирующий орган (внутренний контроль или внешний регулятор) запросили выписку, потому что для представления в контролирующие органы часто требуется ­удостоверение выписки / копии документа подписью руководителя и печатью организации.

Во всяком случае, выписку готовит секретарь, на чьем рабочем месте ведется журнал. Выписка – это копия части текста документа. Поэтому рекомендуем секретарю создать новый файл Excel (например, с именем «выписка»), скопировать в него ­выделенный фрагмент журнала, а выше оформить в файле название вида документа:

Ниже скопированных из журнала учетно-регистрационных данных (часть таблицы с необходимыми сведениями), лучше на следующей строчке или через 1-2 строки, нужно оформить реквизиты заверительной надписи (как показано в Примере 2).

Файл с именем «Выписка из журнала регистрации поступающих документов» сохраняется (желательно в той же папке, где хранится основной журнал), распечатывается на бумаге и удостоверяется личной подписью секретаря (или иного уполномоченного лица). Далее от руки и той же ручкой, что и личная подпись, оформляется дата выписки.

В Примере 2 мы показали заверительную надпись, которая состоит не только из элементов, рекомендуемых ГОСТ Р 6.30-2003, но и включили в нее местоположение оригинала, из которого делается выписка, как того требует Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х. Это повышает ее достоверность и статус как бумажной копии электронного документа.

Заверительная надпись может быть и целиком оформлена от руки.

Выписка из документа: оформляем правильно

Новости по теме

В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда по запросу другой организации или гражданина (например, для подтверждения стажа) организация должна предоставить копии документов или выписки из них.

В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда по запросу другой организации или гражданина (например, для подтверждения стажа) организация должна предоставить копии документов или выписки из них.

Эта обязанность регламентирована, в частности, Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. от 08.12.2003) и Трудовым кодексом Российской Федерации. Одной из должностных обязанностей секретаря является изготовление копий с документов и их заверение. Однако иногда вместо копии целесообразнее выдать выписку из документа. Юридически выписка из документа будет иметь права копии, но только при условии ее правильного оформления.

В каких случаях выдается выписка из документа вместо его копии? Во-первых, в случае если документ содержит конфиденциальную информацию о других лицах, во-вторых, когда объем документа достаточно большой, но не вся информация, содержащаяся в нем, относится к существу запроса.

Рассматриваются разновидности заявлений, а также особенности их составления и оформления.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает определение выписки из документа: «копия части документа, заверенная в установленном порядке». Поскольку других официальных определений не существует, воспользуемся этим.

В соответствии с требованиями Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-x выписки из документов должны быть оформлены на бланках предприятий, учреждений и организаций, заверены подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. В выписке указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Организации, с учетом этих требований, регламентируют оформление выписки из документа локальным нормативным актом, как правило, инструкцией по делопроизводству.

Для оформления выписки из документа используется общий бланк организации, т.е. такой бланк, в котором указаны только наименование организации, место составления или издания документа и определены места для проставления даты и регистрационного номера документа. В этот бланк в зону, отведенную для размещения реквизита «Наименование вида документа», впечатывается информация о том, из какого документа делается выписка.

В управленческой практике наиболее часто делаются выписки из приказов и протоколов. Выписка из приказа оформляется следующим образом: в определенных бланком зонах указываются дата и регистрационный номер копируемого документа. Обязательно копируется заголовок к тексту. Если приказ имеет вводную (констатирующую) часть, она копируется полностью, включая слово ПРИКАЗЫВАЮ. Затем копируется нужный фрагмент документа и реквизит «Подпись», т.е. наименование должности лица, подписавшего приказ, и расшифровка его подписи. Личная подпись не копируется.

Если вводной части в документе нет, то копируется слово ПРИКАЗЫВАЮ и нужный фрагмент документа.

Обратите внимание! Часто можно встретить такие рекомендации: в копии или выписке писать слово «подпись» вместо личной подписи руководителя, подтверждая таким образом, что подлинник документа подписан. Следует отметить, что такая рекомендация не закреплена в каких-либо нормативных документах по делопроизводству и, по сути, является избыточной, т.к. только подписанный документ имеет дату и регистрационный номер.

Оформление выписки из кадрового приказа

Часто возникает необходимость сделать выписки из кадровых приказов, большинство из которых было оформлено по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» .

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

В этом случае выписку можно оформить двумя способами.

Первый способ – оформляем выписку в виде связного текста, используя общий

Второй способ – копируем фрагмент текста в виде таблицы, как в приказе.

Как и копия, выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Требование проставления оттиска печати, закрепленное в Указе Президиума ВС СССР, обязательно в отношении копий и выписок из документов, предоставляемых в сторонние организации. Если копия или выписка остается в организации, печатью ее можно не заверять. Этим же Указом предусмотрено право организации выдавать копии и выписки из имеющихся у нее документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В этих случаях при изготовлении выписок воспроизводятся реквизиты бланков.

Более подробно о том, как правильно оформить выписку из протокола, а также как правильно заверить выписки вы узнаете в №9 2014 журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» .

Солнцева О. Н., бизнес-тренер в области ДОУ и кадрового делопроизводства

Гипермаркет профессиональной информации

«Современные технологии документооборота и делопроизводства» — журнал для руководителей служб ДОУ, начальников делопроизводственных подразделений, заведующих канцеляриями, общими отделами и архивами о практике управления документами в электронном и бумажном видах.